Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

KOWA Solutions

[Adresse]

[PLZ Ort]

E-Mail: info@kowa-solutions.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir [bestellt / nicht bestellt – bitte prüfen].

HandwerkOS ist eine Softwarelösung (SaaS) für Handwerksbetriebe. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer Web-Anwendung sowie der zugehörigen Funktionen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören Daten der Handwerksbetriebe (unsere Kunden) sowie Daten von deren Endkunden, die im Rahmen der Nutzung verarbeitet werden.

Stammdaten: Name, Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Zugangsdaten (z. B. E-Mail und Passwort) der Nutzerinnen und Nutzer.

Kunden- und Belegdaten: Daten zu den Endkunden der Handwerksbetriebe, Aufträge, Angebote, Rechnungen und weitere Belege, die in der Anwendung erstellt oder gespeichert werden.

Nutzungsdaten: Technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, verwendeter Browser und Protokolldaten, die beim Aufruf und der Nutzung der Anwendung anfallen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Zur Bereitstellung und Erfüllung des Nutzungsvertrags (z. B. Kontoverwaltung, Auftrags- und Rechnungsfunktionen) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

Zur Gewährleistung des sicheren und stabilen Betriebs sowie zur Verbesserung unseres Angebots auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit wir eine Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Daten der Anwendung werden bei Supabase in der Region Frankfurt (Deutschland, EU) gespeichert und verarbeitet. Wir achten darauf, dass die Datenverarbeitung möglichst innerhalb der Europäischen Union erfolgt.

Sollte im Einzelfall eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR stattfinden, erfolgt diese nur unter Einhaltung geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln). [Details bitte ergänzen.]

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen wir jeweils einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen haben:

Supabase: Datenbank, Login und Datei-Speicher. Server-Region Frankfurt (EU). AVV/DPA abgeschlossen. [Anbieterdetails und Anschrift bitte ergänzen.]

Vercel: Hosting und Auslieferung der Anwendung. AVV/DPA abgeschlossen; EU-Bezug bzw. geeignete Garantien beachtet. [Anbieterdetails und Anschrift bitte ergänzen.]

Resend: Versand von E-Mails (z. B. System- und Benachrichtigungs-E-Mails). AVV/DPA abgeschlossen; EU-Bezug bzw. geeignete Garantien beachtet. [Anbieterdetails und Anschrift bitte ergänzen.]

DeutschlandGPT: KI-Assistenzfunktionen (Hosting in Deutschland/EU, ohne dauerhafte Speicherung der übermittelten Inhalte / „Zero Data Retention“). Diese Funktionen laufen nur, wenn Sie sie aktiv nutzen. Dabei werden die jeweils dafür nötigen Inhalte übermittelt: beim Kunden-Import einige Beispielzeilen Ihrer Datei zur Erkennung der Spalten (können personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, E-Mail und Telefon enthalten), beim Auslesen von Fotos, Belegen und Formularen deren Inhalt sowie bei der Spracheingabe (Diktat) die Aufnahme bzw. deren Text. AVV/DPA abgeschlossen; Verarbeitung in der EU/Deutschland. [Anbieterdetails und Anschrift bitte ergänzen.]

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb und die Sicherheit der Anwendung erforderlich sind (z. B. zur Anmeldung und Sitzungsverwaltung). Diese Cookies bedürfen keiner Einwilligung.

Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein. [Sollten weitere Cookies hinzukommen, ist dieser Abschnitt zu ergänzen.]

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen wie Rechnungen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von in der Regel 8 bis 10 Jahren. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Für Daten ohne solche Aufbewahrungspflicht löschen wir automatisch nach festen Fristen. Ein täglicher Lauf entfernt:

• Anrufdaten nach 6 Monaten, sofern kein Auftrag und kein Kundenkonto daran hängt (z. B. Falschverbundene oder Werbeanrufe). Anrufe zu einem laufenden Vorgang werden zusammen mit diesem gelöscht.
• Standortdaten der Zeiterfassung nach 90 Tagen. Die erfasste Arbeitszeit selbst bleibt erhalten (§ 16 ArbZG), nur die Ortsangabe wird entfernt.
• Fertige Steuerpakete nach 7 Tagen. Wird ein Paket fürs Steuerbüro erstellt, entsteht daraus vorübergehend eine ZIP-Datei mit den Rechnungen und Belegen des Zeitraums. Sie liegt nur zum Herunterladen bereit und wird danach automatisch gelöscht; die Belege selbst bleiben davon unberührt. Der Download-Link ist zusätzlich nur wenige Minuten gültig.

Beim Löschen eines Kunden entfernen wir auch dessen Anrufdaten, beim Löschen eines Auftrags zusätzlich die im Kundenbereich hochgeladenen Fotos.

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für Anfragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

KOWA Solutions

E-Mail: info@kowa-solutions.com

[Postanschrift bitte ergänzen.]