Das Wichtigste in Kürze
- Standortdaten deiner Mitarbeiter sind personenbezogene Daten. Du brauchst eine Rechtsgrundlage aus Art. 6 DSGVO und darfst nur erfassen, was für deinen Zweck wirklich nötig ist.
- Eine Dauerortung über den ganzen Arbeitstag hält die Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz für grundsätzlich unzulässig; das Verwaltungsgericht Lüneburg hat eine solche Ortung von Firmenwagen gestoppt.
- Deutlich milder ist ein einzelner Standortpunkt beim Einstempeln: mit klarem Zweck, offen angekündigt, am besten freiwillig und mit fester Löschfrist.
- Die Arbeitszeit musst du aufbewahren, den Standort nicht. Er wird gelöscht, sobald sein Zweck erfüllt ist.
- Gibt es einen Betriebsrat, entscheidet er bei der Einführung mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Inhalt
Warum der Standort ein heikles Datum ist
Ein Standortpunkt verrät mehr als eine Uhrzeit. Aus vielen Punkten entsteht ein Bewegungsprofil: wo jemand Pause macht, wie lange er beim Bäcker steht, wann er abends nach Hause fährt. Sobald sich ein Standort einer Person zuordnen lässt, ist er ein personenbezogenes Datum, und es gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Für dich als Arbeitgeber heißt das drei Fragen: Hast du einen Grund, der das Speichern rechtfertigt? Ist die Ortung dafür wirklich nötig, oder geht es milder? Und weiß dein Mitarbeiter genau, was passiert?
Die Rechtsgrundlage: DSGVO statt § 26 BDSG
Lange galt § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als die Vorschrift für Daten von Beschäftigten. Das hat sich geändert. Der Europäische Gerichtshof entschied am 30. März 2023 (C-34/21), dass nationale Regeln, die nur wiederholen, was ohnehin in der DSGVO steht, keine eigene Grundlage sind. Das Bundesarbeitsgericht zog am 8. Mai 2025 nach (8 AZR 209/21): § 26 Abs. 1 BDSG hat unangewendet zu bleiben. Im Gesetzbuch steht er trotzdem noch; ein eigenes Beschäftigtendatengesetz ist geplant, aber nicht beschlossen.
Inhaltlich ändert sich wenig, schreibt die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg: Jede Verarbeitung von Beschäftigtendaten ist ohnehin an Art. 6 Abs. 1 DSGVO zu messen. Für GPS kommen vor allem zwei Grundlagen in Frage:
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO): Du hast einen konkreten Zweck – etwa Stunden der richtigen Baustelle zuordnen –, die Ortung ist dafür erforderlich, und die Interessen deines Mitarbeiters überwiegen nicht. Diese Abwägung machst du vorher und schreibst sie auf.
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO): Sie muss freiwillig sein, und das ist im Arbeitsverhältnis schwierig. § 26 Abs. 2 BDSG nennt als Anhaltspunkt, dass der Mitarbeiter einen Vorteil hat oder ihr gleichgelagerte Interessen verfolgt, und verlangt Schriftform oder elektronische Form. Widerrufen kann er jederzeit (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – ohne Nachteil.
Dauerortung oder Standort beim Stempeln?
Entscheidend ist, wie viel du erfasst. Zwischen einem GPS-Tracker, der ständig Positionen sendet, und einem einzelnen Punkt beim Einstempeln liegen Welten:
| Punkt | Dauerortung | Standort beim Stempeln |
|---|---|---|
| Was gespeichert wird | laufend Position, Strecken, Standzeiten | ein Punkt, wenn der Mitarbeiter auf Start tippt |
| Wer auslöst | das System, ohne Zutun | der Mitarbeiter selbst |
| Bewegungsprofil | ja | nein |
| Sicht der Aufsicht Rheinland-Pfalz | grundsätzlich unzulässig | nicht ausdrücklich bewertet – deutlich milder, braucht aber Zweck, Information und Löschfrist |
| Datenschutz-Folgenabschätzung | bei Bewegungsprofilen in der Regel Pflicht (DSK-Liste Nr. 8) | vorher prüfen und die Prüfung festhalten |
Wie ein Gericht Dauerortung sieht, zeigt ein Fall aus Niedersachsen. Eine Gebäudereinigung hatte GPS-Geräte in ihren Firmenwagen, die jede Fahrt mit Start, Ziel und Zeit 150 Tage lang speicherten. Das Verwaltungsgericht Lüneburg gab der Datenschutzbehörde recht (Urteil vom 19. März 2019, 4 A 12/19): Für die Tourenplanung seien vergangene Standorte unerheblich, für den Diebstahlschutz reiche eine Ortung erst im Verlustfall, und ob beim Kunden gearbeitet wurde, belegten Ortungsdaten ohnehin nicht.
Firmenwagen und Diensthandy in der Freizeit
Dürfen deine Leute den Transporter oder das Firmenhandy privat nutzen, ist eine Ortung während dieser Zeit nach Auffassung der Aufsicht Rheinland-Pfalz unzulässig. Wer ein Fahrtenbuch per GPS führen will, muss den Mitarbeitern die Wahl lassen, Privatfahrten stattdessen in einem Fahrtenbuch auf Papier zu erfassen.
Was du vor dem Start regeln musst
- Zweck festlegen und aufschreiben: Wofür genau brauchst du den Standort? „Stunden der Baustelle zuordnen“ ist ein Zweck, „mal schauen, wer trödelt“ nicht. Verwenden darfst du die Daten nur für diesen Zweck.
- Abwägung dokumentieren: Warum reicht nichts Milderes? Wer sieht die Daten? Wie lange bleiben sie?
- Folgenabschätzung prüfen: Die Datenschutzkonferenz nennt Bewegungsprofile von Beschäftigten per GPS oder Handy-Ortung als Beispiel in ihrer Liste der Fälle, in denen eine Datenschutz-Folgenabschätzung Pflicht ist (Art. 35 DSGVO, Liste Nr. 8). Ob auch ein einzelner Punkt beim Stempeln darunter fällt, sagt die Liste nicht – halte deine Prüfung deshalb schriftlich fest.
- Mitarbeiter informieren: Vor dem Start und verständlich: Zweck, Rechtsgrundlage, wer die Daten sieht, wie lange sie bleiben, welche Rechte der Mitarbeiter hat (Art. 13 DSGVO). Die Aufsicht Rheinland-Pfalz verlangt außerdem, dass erkennbar ist, wann geortet wird.
- Zugriff beschränken: Nur wer den Zweck erfüllt, sieht die Standorte – also etwa Chef und Büro, nicht die Kollegen und nicht das Steuerbüro.
- Löschfrist festlegen und umsetzen – dazu gleich mehr.
- Betriebsrat beteiligen, falls es einen gibt.
Löschfristen: Der Ort geht, die Arbeitszeit bleibt
Eine feste Zahl für Standortdaten nennt kein Gesetz. Die DSGVO verlangt, Daten nur so lange zu speichern, wie es für ihren Zweck nötig ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e), und sie danach zu löschen (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a). Die Aufsicht Rheinland-Pfalz empfiehlt, die Speicherdauer in einer Betriebsvereinbarung festzulegen.
Wichtig ist die Trennung: Die Arbeitszeit musst du aufbewahren – mindestens zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und im Bau nach § 17 Mindestlohngesetz, mehr dazu unter Stundenzettel im Handwerk. Für den Standort gibt es keine solche Pflicht. Ist die Zeit einer Baustelle zugeordnet und abgerechnet, hat er seinen Zweck erfüllt.
Der Betriebsrat entscheidet mit
Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Eine Zeiterfassung mit Standort gehört dazu. Ohne Einigung mit dem Betriebsrat führst du sie nicht ein; kommt keine zustande, entscheidet die Einigungsstelle.
Einen Betriebsrat gibt es nur, wenn er gewählt wurde – möglich ist das in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern (§ 1 BetrVG). Ohne Betriebsrat entfällt die Mitbestimmung, nicht aber der Datenschutz: Zweck, Abwägung, Information und Löschung gelten im Zwei-Mann-Betrieb genauso. Wie eine Stempeluhr insgesamt eingeführt wird, steht im Ratgeber zur digitalen Stempeluhr.
Fazit
GPS bei der Zeiterfassung ist nicht verboten, aber eng begrenzt. Dauerortung über den Tag ist tabu, ein einzelner Punkt beim Einstempeln kann vertretbar sein – wenn du einen klaren Zweck hast, ihn aufschreibst, deine Leute vorher informierst, nur die Nötigsten zugreifen lässt und die Daten nach einer festen Frist löschst. Frag dich vorher ehrlich, ob du den Standort überhaupt brauchst. Oft reicht es, wenn der Mitarbeiter den Auftrag beim Stempeln selbst auswählt.
Häufige Fragen
Darf ich meine Mitarbeiter per GPS orten?
Nur in engen Grenzen. Eine dauerhafte Ortung, mit der du Mitarbeiter über den Tag kontrollieren kannst, hält die Datenschutzaufsicht Rheinland-Pfalz grundsätzlich für unzulässig; das Verwaltungsgericht Lüneburg hat eine Dauerortung von Firmenwagen für nicht erforderlich erklärt. Eine anlassbezogene oder punktuelle Erfassung kann erlaubt sein, wenn sie für einen klaren Zweck erforderlich ist, offen angekündigt wird und die Daten bald wieder gelöscht werden.
Gilt § 26 BDSG noch?
Er steht noch im Gesetz, aber § 26 Abs. 1 BDSG darf nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 8. Mai 2025 (8 AZR 209/21) nicht mehr angewendet werden, weil er die Vorgaben des Art. 88 DSGVO nicht erfüllt. Maßgeblich ist stattdessen Art. 6 Abs. 1 DSGVO, etwa das berechtigte Interesse oder eine freiwillige Einwilligung.
Wie lange darf ich GPS-Daten aus der Zeiterfassung speichern?
Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht. Die DSGVO verlangt, die Daten zu löschen, sobald ihr Zweck erfüllt ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e und Art. 17). Leg deshalb eine Frist fest, die du aus deinem Zweck begründen kannst, und lösch automatisch. Die Arbeitszeiten selbst musst du dagegen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Muss mein Mitarbeiter der Standorterfassung zustimmen?
Nicht in jedem Fall – die Verarbeitung kann auch auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden, wenn die Abwägung zu deinen Gunsten ausfällt. Du musst ihn aber immer vorher informieren (Art. 13 DSGVO). Stützt du dich auf eine Einwilligung, muss sie freiwillig und schriftlich oder elektronisch erteilt sein und jederzeit widerrufen werden können.
Braucht eine Zeiterfassung mit GPS den Betriebsrat?
Ja, wenn es einen gibt. Technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer überwachen können, unterliegen der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ohne Einigung mit dem Betriebsrat oder einen Spruch der Einigungsstelle darfst du das System nicht einführen.
