Das Wichtigste in Kürze
- Ein Stundenzettel muss mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zeigen – das verlangt die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und im Bau zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz.
- Für die Abrechnung beim Kunden brauchst du mehr: Auftrag, Tätigkeit und die Stunden je Mitarbeiter, am besten vom Kunden bestätigt.
- Im Baugewerbe und bei Minijobbern muss spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag aufgeschrieben sein; aufbewahrt wird mindestens zwei Jahre.
- Dient der Zettel auch als Beleg für Lohn oder Rechnung, können steuerlich acht Jahre gelten (§ 147 AO).
- Im VOB-Vertrag gilt ein Stundenlohnzettel als anerkannt, wenn der Auftraggeber nicht binnen sechs Werktagen reagiert (§ 15 Abs. 3 VOB/B).
Inhalt
Wofür ein Stundenzettel gut ist
Ein Stundenzettel erledigt drei Aufgaben auf einmal – wer nur an eine denkt, füllt ihn meist falsch aus:
- Arbeitszeitnachweis: Du musst die Arbeitszeit deiner Leute erfassen. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) gilt das für jeden Betrieb – mehr dazu im Ratgeber Arbeitszeiterfassung im Handwerk.
- Lohnabrechnung: Aus den Stunden werden Lohn, Überstunden und Zuschläge. Fehlt eine Stunde auf dem Zettel, fehlt sie auf der Abrechnung – oder sie wird geschätzt.
- Abrechnung beim Kunden: Bei Stundenlohnarbeiten ist der Zettel die Grundlage deiner Rechnung. Ohne ihn stehst du im Streit mit leeren Händen da.
Bei der Form lässt dir das Bundesarbeitsgericht freie Hand: Je nach Tätigkeit genügt Papier, und das Aufschreiben darfst du deinen Mitarbeitern übertragen. Dass ein verlässliches System da ist und benutzt wird, bleibt deine Pflicht.
Was auf den Stundenzettel gehört
Was das Gesetz verlangt und was du für Lohn und Rechnung brauchst:
| Angabe | Pflicht? | Wofür |
|---|---|---|
| Name des Mitarbeiters | ja | Die Zeit muss einer Person zugeordnet sein |
| Datum | ja | Tägliche Arbeitszeit, Sieben-Tage-Frist nach § 17 MiLoG |
| Beginn und Ende | ja | Kern jeder Aufzeichnungspflicht |
| Dauer ohne Pausen | ja | Lohn und Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG |
| Pausen | praktisch ja | Ohne sie stimmt die Dauer nicht, und § 4 ArbZG lässt sich nicht belegen |
| Auftrag oder Baustelle | nein, aber wichtig | Rechnung an den Kunden und Nachkalkulation |
| Tätigkeit | nein, aber wichtig | Nachweis beim Kunden: „Steigleitung 2. OG verlegt“ statt „gearbeitet“ |
| Fahrtzeit getrennt | nein, aber wichtig | Fahrtzeit kann Arbeitszeit sein und wird beim Kunden oft anders berechnet |
| Unterschrift | nein | Beweis im Streit, vom Kunden besonders wertvoll |
Zu den Pausen eine Feinheit: Für die Prüfung nach dem Mindestlohngesetz müssen laut Zoll nur Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dastehen, nicht Lage und Länge jeder einzelnen Pause. Ob die Pausen nach § 4 Arbeitszeitgesetz rechtzeitig und lang genug waren, kannst du ohne Uhrzeiten aber nicht zeigen – die Regeln stehen im Ratgeber Pausen und Ruhezeiten. Wann die Fahrt zur Baustelle mitzählt, erklärt Ist Fahrtzeit Arbeitszeit?.
Welche Vorschriften hinter dem Stundenzettel stehen
Einen Paragrafen „Stundenzettel“ gibt es nicht. Die Pflicht setzt sich aus mehreren Gesetzen zusammen:
| Vorschrift | Für wen | Was | Aufbewahren |
|---|---|---|---|
| § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG, 1 ABR 22/21) | jeder Betrieb | ein System, das Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst | keine eigene Frist |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | jeder Betrieb | die Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich | mindestens 2 Jahre |
| § 17 MiLoG | Minijobber in jedem Betrieb; alle Arbeitnehmer im Baugewerbe und den anderen Branchen des § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende und Dauer, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag | mindestens 2 Jahre |
Eine bestimmte Form schreibt der Zoll nicht vor: handschriftlich oder elektronisch, beides geht. Bei Bauleistungen musst du die Unterlagen auf Verlangen aber auch auf der Baustelle vorlegen. Fehlt eine Aufzeichnung nach § 17 MiLoG, ist sie falsch oder zu spät, drohen bis zu 50.000 € Bußgeld (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG).
Wie lange du Stundenzettel aufbewahren musst
Die arbeitsrechtlichen Fristen sind kurz: mindestens zwei Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG. Beim Mindestlohngesetz läuft die Frist ab dem Zeitpunkt, zu dem aufgezeichnet werden musste.
Länger wird es, sobald der Zettel mehr ist als ein Arbeitszeitnachweis. Hängt er an einer Kundenrechnung oder ist er Grundlage der Lohnbuchung, kann er steuerlich ein Buchungsbeleg sein. Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO). Welche Unterlagen bei dir dazugehören, klärst du am besten einmal mit deinem Steuerbüro. Alle Fristen im Überblick stehen im Ratgeber Aufbewahrungsfristen im Handwerk.
Und danach? Stundenzettel enthalten personenbezogene Daten. Ist keine Frist mehr offen, werden sie vernichtet, denn Daten dürfen nicht länger gespeichert werden als nötig (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).
Der Stundenzettel als Grundlage deiner Rechnung
Bei Stundenlohnarbeiten bezahlt der Kunde deine Zeit. Dann entscheidet der Stundenzettel über dein Geld.
Im VOB-Vertrag: § 15 VOB/B
Ist die VOB/B vereinbart, regelt § 15 die Stundenlohnarbeiten ausdrücklich:
- Stundenlohnarbeiten musst du dem Auftraggeber vor Beginn anzeigen (Abs. 3).
- Über die geleisteten Stunden reichst du je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich Listen ein – die Stundenlohnzettel (Abs. 3).
- Der Auftraggeber gibt sie binnen sechs Werktagen nach Zugang bescheinigt zurück oder erhebt Einwendungen. Tut er beides nicht, gelten sie als anerkannt (Abs. 3).
- Die Stundenlohnrechnung stellst du bald nach Abschluss der Arbeiten, spätestens alle vier Wochen (Abs. 4).
- Gibt es Zweifel am Umfang, weil die Zettel nicht rechtzeitig kamen, kann der Auftraggeber verlangen, dass nur ein wirtschaftlich vertretbarer Aufwand vergütet wird (Abs. 5).
Wie du im VOB-Vertrag sonst noch Nachweise sammelst, steht im Ratgeber zum Bautagebuch nach VOB.
Ohne VOB/B: Wer Geld will, muss belegen
Beim gewöhnlichen Werkvertrag nach BGB gibt es keine Sechs-Tage-Regel. Kommt es zum Streit, musst in aller Regel du als derjenige, der bezahlt werden will, belegen, wie viele Stunden angefallen sind. Ein vom Kunden abgezeichneter Zettel ist dafür das beste Mittel. Lass dir die Stunden deshalb am Ende des Einsatzes bestätigen, nicht erst mit der Rechnung vier Wochen später.
Typische Fehler auf dem Stundenzettel
- „ca. 8 h“ statt Uhrzeiten. Eine Pauschale ist keine Aufzeichnung von Beginn und Ende.
- Pausen fehlen. Dann ist die Dauer zu hoch, und ein Verstoß gegen § 4 ArbZG fällt niemandem auf.
- Die Woche wird freitags nachgetragen. Aus dem Gedächtnis wird geschätzt – im Bau droht zusätzlich die Sieben-Tage-Frist.
- Fahrt und Arbeit in einer Zahl. Für die Rechnung brauchst du beides getrennt.
- Kein Auftrag, keine Tätigkeit. „Baustelle Müller, gearbeitet“ reicht dem Kunden nicht als Nachweis.
- Überschrieben und radiert. Sauber durchstreichen und daneben vermerken, wer wann was geändert hat. Korrekturflüssigkeit macht jeden Zettel angreifbar.
Papier oder digital?
Heute ist beides erlaubt. Der Unterschied liegt im Aufwand – und darin, wie gut der Nachweis im Streit hält:
| Punkt | Zettel auf Papier | Digital am Handy |
|---|---|---|
| Einführung | sofort, kostet fast nichts | Einrichtung und kurze Einweisung |
| Zeitpunkt | oft abends oder freitags nachgetragen | beim Stempeln festgehalten |
| Weg ins Büro | einsammeln und abtippen | Stunden sind sofort da |
| Aufbewahrung | Ordner, Platz, Suchen | Suche und Export; Serverstandort prüfen |
Der Referentenentwurf sieht grundsätzlich die elektronische Erfassung vor, mit einer dauerhaften Ausnahme für Kleinstbetriebe. Worauf es bei einer digitalen Lösung ankommt, steht im Ratgeber zur digitalen Stempeluhr.
Fazit
Ein guter Stundenzettel beantwortet vier Fragen: Wer hat wann angefangen und aufgehört, wie lange war Pause, und für welchen Auftrag wurde was gemacht? Die ersten drei verlangt das Gesetz, die vierte bringt dir Geld. Schreib am selben Tag auf, bewahr mindestens zwei Jahre auf – acht, wenn der Zettel an Rechnung oder Lohn hängt – und lass dir Stundenlohnarbeiten vom Kunden bestätigen, solange er sich noch erinnert.
Häufige Fragen
Muss ein Stundenzettel unterschrieben werden?
Das Gesetz verlangt keine Unterschrift; laut Zoll sind die Aufzeichnungen an keine bestimmte Form gebunden. Sinnvoll ist sie trotzdem: Die Unterschrift des Mitarbeiters bestätigt seine Zeiten, die des Kunden deine abrechenbaren Stunden.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Arbeitsrechtlich mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG). Sind die Zettel Grundlage einer Rechnung oder der Lohnbuchung, können sie als Buchungsbelege gelten; dann sind es acht Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO). Stimm das einmal mit deinem Steuerbüro ab.
Bis wann muss der Stundenzettel ausgefüllt sein?
Im Baugewerbe, in den anderen Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und für Minijobber spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag (§ 17 MiLoG). Für alle anderen nennt das Gesetz heute keine feste Frist. Am besten schreibst du am selben Tag auf.
Darf mein Mitarbeiter den Stundenzettel selbst ausfüllen?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hält es für zulässig, das Aufschreiben an die Mitarbeiter zu delegieren (1 ABR 22/21, Randnummer 65). Das System bereitzustellen und auf richtige Einträge zu achten, bleibt aber deine Aufgabe. Schau die Zettel deshalb regelmäßig durch.
Was passiert, wenn der Kunde den Stundenzettel nicht zurückgibt?
Im VOB-Vertrag gelten Stundenlohnzettel als anerkannt, wenn der Auftraggeber sie nicht binnen sechs Werktagen nach Zugang bescheinigt zurückgibt oder Einwendungen erhebt (§ 15 Abs. 3 VOB/B). Ohne VOB/B gibt es diese Regel nicht. Dann hilft nur, die Stunden früh bestätigen zu lassen und den Zugang der Zettel nachweisen zu können.
