Das Wichtigste in Kürze
- Erst die betroffenen Termine ansehen, dann je Termin entscheiden (Kollege übernimmt, verschieben, absagen) – und erst danach die Kunden anrufen.
- Der Mitarbeiter muss sich unverzüglich krankmelden; dauert es länger als drei Kalendertage, braucht er eine ärztliche Feststellung – du darfst sie auch früher verlangen (§ 5 EFZG).
- Bei gesetzlich Versicherten rufst du die Arbeitsunfähigkeit elektronisch bei der Krankenkasse ab (eAU) – die Diagnose steht dort nicht drin.
- Bis zu sechs Wochen zahlst du den Lohn weiter (§ 3 EFZG), danach zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
- Mit in der Regel höchstens 30 Beschäftigten bekommst du über die U1-Umlage einen Teil zurück – das Gesetz nennt 80 Prozent, die Krankenkasse kann niedrigere Sätze anbieten.
Inhalt
- Die erste halbe Stunde: in dieser Reihenfolge
- Krankmeldung und eAU: wer was tun muss
- Termine umplanen: übernehmen, verschieben oder absagen
- Den Kunden informieren – ohne Krankengeschichte
- Lohn im Krankheitsfall: sechs Wochen Entgeltfortzahlung
- Geld zurück: die U1-Umlage für kleine Betriebe
- Vorsorgen, damit der nächste Ausfall weniger wehtut
- Fazit
- Häufige Fragen
Die erste halbe Stunde: in dieser Reihenfolge
Der häufigste Fehler am Krankheitsmorgen ist gut gemeint: Du rufst sofort den ersten Kunden an und versprichst einen Ersatz, bevor du weißt, wer frei ist. Um 7:30 Uhr merkst du dann, dass derselbe Kollege schon zwei anderen Kunden zugesagt wurde. Besser geht es so:
- Dauer klären. Frag nur, wie lange er voraussichtlich ausfällt – nicht, was er hat. Die voraussichtliche Dauer muss er dir ohnehin mitteilen.
- Betroffene Termine auflisten. Heute, morgen und alles, was in die gemeldete Zeit fällt. Markiere, wo er allein ist und wo ein Kollege dabei ist.
- Je Termin entscheiden. Übernimmt ein Kollege, wird verschoben oder abgesagt? Dringendes zuerst: Heizungsausfall vor Malerarbeiten im Gästezimmer.
- Kollegen informieren. Wer übernimmt, braucht Adresse, Schlüssel, Material und den Stand der Arbeit – nicht nur eine Uhrzeit.
- Erst jetzt die Kunden anrufen – mit einem fertigen Angebot statt mit einem „Wir melden uns“.
Krankmeldung und eAU: wer was tun muss
Die Pflichten stehen in § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG). Seit 2023 läuft der Nachweis für gesetzlich Versicherte elektronisch – der gelbe Zettel ist dort Geschichte, die Meldepflicht aber nicht.
- Krankmelden: Der Mitarbeiter muss dir die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Lege fest, wie: Anruf bei dir oder im Büro vor Arbeitsbeginn, keine Nachricht an einen Kollegen.
- Ärztliche Feststellung: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, braucht es spätestens am folgenden Arbeitstag eine ärztliche Feststellung. Du darfst sie auch früher verlangen, etwa ab dem ersten Tag.
- eAU abrufen: Bei gesetzlich Versicherten meldet die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeit an die Krankenkasse. Du – oder dein Lohnbüro – rufst sie dort ab, über ein geprüftes Lohnprogramm oder das SV-Meldeportal (§ 109 SGB IV).
- Papier gibt es weiter: für privat Versicherte, bei Bescheinigungen von Privatärzten und aus dem Ausland.
Termine umplanen: übernehmen, verschieben oder absagen
Nicht jeder Termin braucht dieselbe Antwort. Eine einfache Regel hilft beim Sortieren:
| Art des Termins | Beste Lösung | Worauf du achten musst |
|---|---|---|
| Notfall, Kundendienst, Fristsache | Ein Kollege übernimmt heute | Darf er das fachlich? Eine Gasleitung ist nichts für den Azubi. |
| Laufende Baustelle mit zwei Leuten | Der zweite macht allein weiter, was allein geht | Arbeiten, die zwei Leute brauchen (Heben, Sichern), verschieben. |
| Geplanter Einzeltermin ohne Eile | Verschieben – mit festem neuem Termin | Nicht „nächste Woche irgendwann“, sondern Tag und Uhrzeit nennen. |
| Termin mit Material, das nur er kennt | Verschieben oder Übergabe per Telefon | Kurzes Gespräch mit dem Kranken nur, wenn er dazu in der Lage ist – und kurz halten. |
Wer übernimmt, sollte nach Möglichkeit schon einmal bei diesem Kunden gewesen sein und zur gleichen Zeit frei sein. Ein Kollege, der dafür zwei eigene Termine schieben muss, verlagert das Problem nur. Wie viel Luft eine Woche braucht, damit so etwas überhaupt geht, steht im Ratgeber zur Einsatzplanung im Handwerk.
Den Kunden informieren – ohne Krankengeschichte
Der Kunde muss wissen, dass sich etwas ändert und was du ihm stattdessen anbietest. Wer krank ist und woran, geht ihn nichts an. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt – das gilt auch für den Satz „Der Herr Meier hat Grippe“.
Lohn im Krankheitsfall: sechs Wochen Entgeltfortzahlung
Wird ein Mitarbeiter ohne eigenes Verschulden krank, zahlst du seinen Lohn weiter. Die Eckpunkte:
| Frage | Regel | Fundstelle |
|---|---|---|
| Wie lange? | Bis zu sechs Wochen je Krankheit. | § 3 Abs. 1 EFZG |
| Ab wann? | Nach vier Wochen ununterbrochener Beschäftigung. | § 3 Abs. 3 EFZG |
| Wie viel? | Der Lohn für die regelmäßige Arbeitszeit. Das zusätzliche Entgelt für Überstunden gehört nicht dazu. | § 4 Abs. 1 und 1a EFZG |
| Dieselbe Krankheit kommt wieder? | Neuer Anspruch erst, wenn sechs Monate dazwischen lagen oder zwölf Monate seit Beginn der ersten Erkrankung vergangen sind. | § 3 Abs. 1 EFZG |
| Und nach sechs Wochen? | Gesetzlich Versicherte bekommen Krankengeld von der Krankenkasse. | § 44, § 49 SGB V |
Sonderfall Arbeitsunfall
Ist dein Monteur auf der Baustelle von der Leiter gefallen, kommt eine Pflicht dazu: Fällt er dadurch mehr als drei Tage aus, musst du den Unfall deiner Berufsgenossenschaft anzeigen – binnen drei Tagen, nachdem du davon erfahren hast (§ 193 SGB VII).
Geld zurück: die U1-Umlage für kleine Betriebe
Sechs Wochen Lohn ohne Arbeit können einen kleinen Betrieb hart treffen. Deshalb gibt es das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG): Du zahlst mit den Sozialversicherungsbeiträgen eine Umlage, die U1, und bekommst dafür im Krankheitsfall Geld zurück.
- Wer: Arbeitgeber mit in der Regel höchstens 30 Beschäftigten. Azubis zählen dabei nicht mit, schwerbehinderte Menschen auch nicht, Teilzeitkräfte anteilig – bis 10 Wochenstunden mit 0,25, bis 20 mit 0,5, bis 30 mit 0,75 (§ 1, § 3 AAG).
- Wie viel: Das Gesetz nennt 80 Prozent des fortgezahlten Lohns und der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Die Satzung der Krankenkasse darf niedrigere Sätze vorsehen, aber nicht unter 40 Prozent (§ 9 Abs. 2 AAG). Welcher Satz für dich gilt, steht bei der jeweiligen Kasse.
- Wo: Bei der Krankenkasse des erkrankten Mitarbeiters, auf Antrag und elektronisch – meist erledigt das dein Lohnbüro mit dem Lohnprogramm (§ 2 AAG).
- Wann: Sobald du den Lohn tatsächlich gezahlt hast.
Vorsorgen, damit der nächste Ausfall weniger wehtut
Krankheit lässt sich nicht planen, die Folgen schon. Fünf Gewohnheiten machen den nächsten Morgen ruhiger:
- Eine Krankmelde-Regel für alle: bis wann, bei wem, auf welchem Weg. Einmal im Team besprochen und schriftlich festgehalten.
- Wissen gehört an den Auftrag, nicht in einen Kopf: Notizen, Fotos, Materialliste und Ansprechpartner so ablegen, dass ein Kollege morgen weitermachen kann.
- Jede Baustelle kennen zwei Leute. Schon ein kurzer Besuch des Zweiten beim Start spart später die halbe Übergabe.
- Luft im Plan lassen: Eine zu 100 Prozent verplante Woche hat keinen Platz für einen Ausfall.
- Den U1-Satz einmal prüfen: Frag deine Krankenkasse oder dein Lohnbüro, welcher Erstattungssatz für deinen Betrieb gilt – vor dem ersten langen Ausfall, nicht danach.
Fazit
Ein kranker Monteur ist kein Notfall, sondern ein Ablauf: Dauer erfragen, Termine auflisten, je Termin entscheiden, dann die Kunden mit einem fertigen Angebot anrufen. Die eAU rufst du bei gesetzlich Versicherten selbst ab, den Lohn zahlst du bis zu sechs Wochen weiter – und als kleiner Betrieb holst du dir über die U1-Umlage einen großen Teil davon zurück. Wer Wissen am Auftrag ablegt und Luft im Plan lässt, übersteht auch die Grippewelle im Februar.
Häufige Fragen
Ab wann muss ein Mitarbeiter eine Krankschreibung vorlegen?
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, braucht es spätestens am folgenden Arbeitstag eine ärztliche Feststellung (§ 5 Abs. 1 EFZG). Du darfst sie als Arbeitgeber auch früher verlangen, zum Beispiel ab dem ersten Krankheitstag. Bei gesetzlich Versicherten legt der Mitarbeiter nichts mehr vor – du rufst die Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab.
Wie rufe ich die eAU ab?
Über ein geprüftes Lohnprogramm oder das SV-Meldeportal der Krankenkassen – in vielen kleinen Betrieben erledigt das das Lohn- oder Steuerbüro. Abrufen darfst du nur, wenn dir der Mitarbeiter eine Arbeitsunfähigkeit gemeldet hat. Die Daten stehen frühestens am Tag nach dem Arztbesuch bereit.
Muss ich dem Kunden sagen, dass der Monteur krank ist?
Nein. Der Kunde muss nur wissen, dass sich der Termin ändert und was du ihm stattdessen anbietest. Dass ein bestimmter Mitarbeiter krank ist, ist eine Gesundheitsangabe und nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. „Bei uns ist kurzfristig jemand ausgefallen“ reicht völlig.
Wie lange zahle ich Lohn, wenn ein Mitarbeiter krank ist?
Bis zu sechs Wochen je Krankheit, sofern das Arbeitsverhältnis schon vier Wochen besteht und den Mitarbeiter kein Verschulden trifft (§ 3 EFZG). Danach bekommen gesetzlich Versicherte Krankengeld von ihrer Krankenkasse. Kehrt dieselbe Krankheit zurück, entsteht ein neuer Anspruch erst nach sechs Monaten dazwischen oder zwölf Monaten seit Beginn.
Bekomme ich den Lohn für kranke Mitarbeiter erstattet?
Ja, wenn du in der Regel höchstens 30 Beschäftigte hast – Azubis und schwerbehinderte Menschen zählen nicht mit, Teilzeitkräfte anteilig. Dann erstattet die Krankenkasse des Mitarbeiters über die U1-Umlage einen Teil des fortgezahlten Lohns samt Arbeitgeberanteilen. Das Gesetz nennt 80 Prozent, die Kasse darf niedrigere Sätze ab 40 Prozent anbieten.
