Das Wichtigste in Kürze
- Ein Wartungsvertrag regelt Anlage, Leistungsumfang, Intervall, Terminvergabe, Preis und Laufzeit – was nicht drinsteht, wird später zum Streit.
- Prüffristen denkst du dir nicht aus: Sie kommen aus Herstellerangaben, Vorschriften wie der DGUV Vorschrift 3 und der Festlegung des Betreibers.
- Führe je Anlage einen Wartungsplan mit letzter Wartung, Intervall und nächster Fälligkeit – und vergib Termine vier bis sechs Wochen vorher, gebündelt nach Gebiet.
- Bei Privatkunden begrenzt § 309 Nr. 9 BGB die Laufzeit in vorformulierten Verträgen: höchstens zwei Jahre, danach nur monatlich kündbar weiterlaufen.
- Abgerechnet wird pauschal, nach Aufwand oder gemischt; Zusatzarbeiten immer als eigene Position mit Freigabe.
Inhalt
Warum sich Wartungsverträge lohnen
Die meisten Aufträge im Handwerk kommen, wenn der Kunde etwas will – oder wenn etwas kaputt ist. Eine Wartung kommt, wenn du sie planst. Das macht sie wertvoll: Du weißt im Januar, wie viele Einsätze im Jahr sicher sind, du kannst sie in ruhige Wochen legen, und du bist beim Kunden, bevor der Nächste mit einem Angebot für eine neue Anlage klingelt.
Der Haken: Ein Vertrag, dessen Frist du verpasst, ist schlechter als keiner. Der Kunde zahlt für eine Leistung, die nicht kommt – und ruft beim ersten Ausfall jemand anderen an.
Woher die Fristen kommen – und woher nicht
Wie oft gewartet oder geprüft wird, ist keine Frage des Bauchgefühls. Je nach Anlage gibt es unterschiedliche Grundlagen:
| Anlage | Woher die Frist kommt | Was du tun solltest |
|---|---|---|
| Heizung, Wärmepumpe, Lüftung, Klima | Herstellerangaben (Anleitung, Garantiebedingungen) und die Vereinbarung mit dem Kunden; je nach Anlage kommen gesetzliche Prüfpflichten dazu | Die Pflichten je Anlage in der Vorschrift nachsehen, Grundlage und Intervall in den Vertrag schreiben – nicht „nach Bedarf“ |
| Elektrische Anlagen und ortsfeste Geräte in Betrieben | DGUV Vorschrift 3, Richtwert 4 Jahre; Räume und Anlagen besonderer Art 1 Jahr | Mit dem Kunden klären, welche Frist er festgelegt hat |
| Ortsveränderliche Geräte, Verlängerungsleitungen | DGUV Vorschrift 3, Richtwert 6 Monate, auf Baustellen 3 Monate; bei weniger als 2 Prozent Fehlern länger, höchstens 1 Jahr (Werkstatt, Baustelle) bzw. 2 Jahre (Büro) | Fehlerquote aus den Protokollen mitführen – sie entscheidet über die Verlängerung |
| Freie Leistungen (Dachrinne, Filterwechsel) | Keine Vorschrift – nur die Vereinbarung | Intervall nach Erfahrung festlegen und aufschreiben |
Was in den Wartungsvertrag gehört
Ein guter Wartungsvertrag passt auf zwei Seiten. Er beantwortet die Fragen, die sonst beim ersten Ärger gestellt werden:
- Die Anlage: Art, Hersteller, Typ, Standort, Baujahr, am besten mit Seriennummer. Bei mehreren Geräten eine Liste als Anlage.
- Der Leistungsumfang: Was genau gemacht wird (zum Beispiel Sichtprüfung, Reinigung, Messung, Protokoll) – und was nicht: Ersatzteile, Reparaturen, Notdienst.
- Das Intervall und das Zeitfenster: „jährlich, zwischen April und September“ ist planbarer als „jährlich“.
- Die Terminvergabe: Wer meldet sich bei wem, wie weit im Voraus, was passiert bei einer kurzfristigen Absage des Kunden.
- Preis und Abrechnung: Pauschale oder Aufwand, Anfahrt, Verschleißteile, Zahlungsziel – und ob und wie der Preis angepasst werden kann.
- Laufzeit und Kündigung: Beginn, Dauer, Verlängerung, Kündigungsfrist.
- Nachweis: Protokoll je Wartung, wer es bekommt und in welcher Form.
Laufzeit bei Privatkunden
Verwendest du gegenüber Privatkunden einen vorformulierten Vertrag, also Allgemeine Geschäftsbedingungen, setzt § 309 Nr. 9 BGB Grenzen für regelmäßige Werk- oder Dienstleistungen: Die feste Erstlaufzeit darf höchstens zwei Jahre betragen. Eine stillschweigende Verlängerung ist nur zulässig, wenn der Vertrag dann auf unbestimmte Zeit weiterläuft und der Kunde jederzeit mit höchstens einem Monat Frist kündigen kann. Auch die Kündigungsfrist zum Ende der Erstlaufzeit darf nicht länger als einen Monat sein. Gegenüber Geschäftskunden gilt diese Vorschrift nicht (§ 310 Abs. 1 BGB) – dort bist du freier, aber nicht grenzenlos. Lass deine Vertragsvorlage einmal von einem Anwalt oder deiner Innung prüfen.
Fristen im Blick: der Wartungsplan
Das Herz jedes Wartungsgeschäfts ist eine Liste mit drei Spalten je Anlage: letzte Wartung, Intervall, nächste Fälligkeit. Wer das im Kopf oder auf Karteikarten führt, verliert ab etwa zwanzig Verträgen den Überblick. Drei Regeln halten den Plan sauber:
- Sofort fortschreiben. Ist die Wartung erledigt, wird die nächste Fälligkeit am selben Tag eingetragen – vom tatsächlichen Wartungstag aus gerechnet, nicht vom Wunschtermin.
- Vorlauf einplanen. Eine Wartung gehört vier bis sechs Wochen vor der Fälligkeit auf den Tisch, nicht am Fälligkeitstag.
- Überfälliges sichtbar machen. Eine eigene Liste „überfällig“ gehört jeden Montag in die Planung. Stillgelegte Anlagen fliegen raus, damit sie die Liste nicht verstopfen.
Termine rechtzeitig vergeben
Eine fällige Wartung ist erst geplant, wenn Kunde, Monteur und Uhrzeit feststehen. So geht es ohne zehn Telefonate:
- Nach Gebiet bündeln. Alle fälligen Wartungen eines Orts oder Stadtteils auf einen oder zwei Tage legen. Das spart Fahrzeit und macht die Wartung überhaupt erst wirtschaftlich.
- Den Termin vorschlagen, nicht erfragen. „Wir kommen am Dienstag, 14.10., zwischen 8 und 10 Uhr – passt das?“ bringt schneller eine Antwort als „Wann passt es Ihnen?“.
- Die Saison entzerren. Heizungswartungen ballen sich gern im Herbst. Biete Frühjahrs- und Sommertermine aktiv an und schreib ein Zeitfenster in neue Verträge.
- Am Vortag erinnern. Eine kurze Nachricht spart die Anfahrt zu einer verschlossenen Tür.
- Material vorbereiten. Wartungssätze und Verschleißteile je Anlagentyp am Vortag packen – dafür braucht es die Gerätedaten aus dem Vertrag.
Wie du Wartungen in die Wochenplanung einbaust, ohne dass Kundendienst und Baustellen darunter leiden, steht im Ratgeber zur Einsatzplanung im Handwerk.
Abrechnen: Pauschale, Aufwand oder beides
Es gibt drei übliche Modelle. Keines ist grundsätzlich besser – entscheidend ist, dass der Kunde vorher weiß, was ihn erwartet.
| Modell | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
| Feste Pauschale je Wartung | Einfach für beide Seiten, gut planbar | Dauert es länger, trägst du das Risiko – also sauber kalkulieren |
| Nach Aufwand (Stunden plus Material) | Jede Minute wird bezahlt | Der Kunde kennt den Preis vorher nicht, das kostet Vertrauen |
| Pauschale plus Material nach Verbrauch | Grundleistung klar, Teile fair abgerechnet | Etwas mehr Aufwand bei der Rechnung |
Für jede Rechnung gilt: Der Zeitpunkt der Leistung muss drinstehen (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG) – bei einer Wartung also der Tag, an dem du vor Ort warst. Alle übrigen Pflichtangaben stehen im Ratgeber zu den Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung. Privatkunden können den Arbeitsanteil einer Wartung steuerlich geltend machen; wie du ihn bei einer Pauschale ausweist, erklärt der Ratgeber zum Steuerbonus für Handwerkerleistungen.
Fazit
Wartungsverträge sind der planbarste Umsatz, den ein Handwerksbetrieb haben kann – aber nur mit drei Dingen: einem klaren Vertrag mit Anlage, Umfang, Intervall und Laufzeit, einem Wartungsplan, der sich nach jeder Wartung selbst fortschreibt, und einer Terminvergabe mit Vorlauf, gebündelt nach Gebiet. Prüffristen übernimmst du aus der Quelle, nicht aus dem Gedächtnis, und schreibst sie in den Vertrag. Dann kommt der Kunde nicht mit der Frage, wann ihr endlich kommt – sondern du mit dem Termin.
Häufige Fragen
Was gehört in einen Wartungsvertrag?
Die genaue Anlage mit Typ und Standort, der Leistungsumfang samt dem, was nicht enthalten ist, Intervall und Zeitfenster, die Regeln zur Terminvergabe, Preis und Abrechnung, Laufzeit und Kündigung sowie das Protokoll als Nachweis. Je genauer der Umfang beschrieben ist, desto weniger Diskussion gibt es später über Zusatzarbeiten.
Wie oft müssen elektrische Anlagen nach DGUV Vorschrift 3 geprüft werden?
Die Durchführungsanweisungen zur DGUV Vorschrift 3 nennen Richtwerte: ortsfeste Anlagen alle 4 Jahre, Räume und Anlagen besonderer Art jährlich, ortsveränderliche Geräte alle 6 Monate, auf Baustellen alle 3 Monate. Bei einer Fehlerquote unter 2 Prozent darf die Frist für ortsveränderliche Geräte verlängert werden, höchstens auf 1 Jahr in Werkstätten und auf Baustellen und 2 Jahre in Büros. Festlegen muss die Frist der Betreiber selbst.
Wie lange darf ein Wartungsvertrag mit Privatkunden laufen?
In vorformulierten Verträgen höchstens zwei Jahre fest (§ 309 Nr. 9 BGB). Danach darf er sich nur auf unbestimmte Zeit verlängern, wenn der Kunde jederzeit mit höchstens einem Monat Frist kündigen kann. Gegenüber Geschäftskunden gilt diese Grenze nicht.
Pauschale oder Abrechnung nach Aufwand – was ist besser?
Die Pauschale ist für Kunden einfacher und für dich planbarer, trägt aber das Risiko langer Einsätze. Nach Aufwand wird jede Minute bezahlt, der Kunde kennt den Preis aber vorher nicht. Viele Betriebe fahren gut mit einer Pauschale für die Grundleistung und Material nach Verbrauch.
Wann sollte ich Wartungstermine vergeben?
Vier bis sechs Wochen vor der Fälligkeit, gebündelt nach Gebiet und mit einem konkreten Terminvorschlag. So bleibt Zeit zum Verschieben, und du fährst nicht für jede Wartung einzeln quer durch den Landkreis. Eine Erinnerung am Vortag erspart dir verschlossene Türen.
