Das Wichtigste in Kürze
- Einsatzplanung beantwortet vier Fragen je Termin: wer, wann, wo – und womit (Material, Fahrzeug, Werkzeug).
- Wandtafel, Excel, gemeinsamer Kalender und Plantafel-Software haben alle ihre Berechtigung – der Unterschied zeigt sich beim Umplanen.
- Plane die Woche an einem festen Termin, nicht zwischendurch – und lass bewusst Luft für Notfälle statt sie einzuplanen.
- Leg fest, wer umplanen darf und wie der Monteur davon erfährt. Ohne diese zwei Regeln plant am Ende jeder für sich.
- Zwei Kennzahlen reichen zum Anfangen: Anteil verkaufbarer Stunden und Anteil Fahrzeit. Vergleiche dich dabei mit dir selbst, nicht mit Zahlen aus dem Internet.
Inhalt
- Was Einsatzplanung wirklich leisten muss
- Die vier üblichen Werkzeuge – ehrlich verglichen
- So planst du eine Woche – Schritt für Schritt
- Warum eine zu 100 Prozent verplante Woche immer scheitert
- Wenn es anders kommt: krank, Wetter, Material
- Zwei Regeln fürs Team, ohne die jeder Plan zerfällt
- Zwei Kennzahlen, die dir wirklich etwas sagen
- Fazit
- Häufige Fragen
Was Einsatzplanung wirklich leisten muss
Einsatzplanung klingt nach Büro. In Wirklichkeit entscheidet sie, ob dein Geselle um 7:30 Uhr arbeitet oder telefoniert. Ein Termin ist erst geplant, wenn vier Fragen beantwortet sind:
- Wer fährt hin – und darf er das überhaupt? Ein Azubi allein an der Gasleitung ist kein Plan, sondern ein Risiko.
- Wann – mit einer realistischen Dauer, nicht mit dem Wunschwert aus dem Angebot.
- Wo – mit Adresse, Ansprechpartner und Telefonnummer, damit keiner im Büro anruft.
- Womit – welches Material, welches Fahrzeug, welches Gerät. Der teuerste Termin ist der, bei dem zwei Leute wegen einer Dichtung zurückfahren.
Wer nur „Müller: Badumbau“ in den Kalender schreibt, hat einen Merkzettel, keine Planung. Erst die vierte Frage entscheidet über einen Tag mit sieben verkaufbaren Stunden statt mit vier.
Die vier üblichen Werkzeuge – ehrlich verglichen
Es gibt nicht das eine richtige Werkzeug, sondern eines, das zu deiner Betriebsgröße passt. Der Unterschied zeigt sich nie beim Planen, sondern immer beim Umplanen.
| Werkzeug | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|
| Wandtafel oder Magnettafel | Jeder versteht sie sofort, niemand braucht ein Passwort, sie fällt nie aus. | Sichtbar nur im Büro – der Monteur auf der Baustelle sieht nichts. Nach dem Abwischen weiß niemand mehr, wer im März wo war. |
| Excel-Tabelle | Kostet nichts extra, genau auf den Betrieb zuschneidbar, druckbar. Für einen Meister mit zwei Leuten oft ausreichend. | Zwei Leute ändern zwei Kopien, doppelt verplante Monteure fallen niemandem auf, und Urlaub wie Feiertage trägt jemand von Hand ein. |
| Gemeinsamer Kalender (z. B. Outlook oder Google) | Auf jedem Handy dabei, Termine weiterschickbar, Erinnerungen eingebaut, meist schon bezahlt. | Ab etwa fünf Leuten unübersichtlich. Der Termin weiß nichts vom Auftrag und von den Stunden – Überschneidungen meldet niemand. |
| Plantafel-Software | Eine Zeile je Mitarbeiter, Termine zum Ziehen, Doppelbelegungen fallen auf, der Termin hängt am Auftrag, der Monteur sieht seinen Tag am Handy. | Kostet Geld und verlangt, dass alle mitmachen – dazu einmal saubere Stammdaten und eine Internetverbindung. |
Die ehrliche Faustregel: Bis zu zwei, drei Leuten tut es eine Tabelle. Ab vier bis fünf Leuten kostet das Nachtelefonieren mehr als jede Software. Worauf du sonst achten solltest, steht im Ratgeber zur Auswahl einer Handwerkersoftware.
So planst du eine Woche – Schritt für Schritt
Plane an einem festen Termin, etwa donnerstags um 15 Uhr für die kommende Woche. Planung zwischen zwei Anrufen ist keine Planung.
- Sperrzeiten zuerst eintragen. Urlaub, Schule des Azubis, Werkstatttag, Feiertage im richtigen Bundesland. Genehmigten Urlaub kannst du nicht zurückholen, und Urlaubswünsche musst du nach § 7 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz berücksichtigen, solange keine dringenden betrieblichen Gründe dagegen sprechen.
- Termine mit Zusage setzen. Alles, wofür der Kunde schon einen Tag genannt bekommen hat. Das sind Verpflichtungen, keine Vorschläge.
- Wartungen und Fristen einplanen. Jährliche Wartung, Prüffristen, Abnahmen – sie verschieben sich gern, bis sie überfällig sind.
- Den Rest nach Wegstrecke füllen. Zwei Aufträge im selben Ort gehören auf einen Tag, nicht auf Montag und Donnerstag.
- Material und Fahrzeug zuordnen. Schreib je Termin dazu, was mit muss und wer es lädt – am Vortag, nicht um 6:45 Uhr.
- Nur zu etwa 80 Prozent füllen. Der Rest ist kein verschenkter Tag, sondern die Notaufnahme der Woche.
Warum eine zu 100 Prozent verplante Woche immer scheitert
Der häufigste Planungsfehler im Handwerk ist gut gemeint: Jede Stunde wird verkauft. Dann meldet sich am Dienstag ein Kunde mit einem Wasserschaden – und jeder Termin, den du jetzt verschiebst, kippt den nächsten. Besser ist eine feste Reserve, in einer von zwei Formen:
- Ein halber Tag Luft je Monteur und Woche – meist der Freitagnachmittag. Er füllt sich früh genug von selbst.
- Ein Springer im Wechsel. Einer hat reihum keinen festen Termin vor 10 Uhr und fängt ab, was hereinkommt.
Wenn es anders kommt: krank, Wetter, Material
Krankheit
Die Krankmeldung kommt um 6:20 Uhr. Wichtig ist die Reihenfolge: erst sehen, welche Termine betroffen sind, dann je Termin entscheiden zwischen Verschieben und Übernehmen, und erst dann telefonieren. Wer zuerst den Kunden anruft, verspricht meist etwas, das nachher nicht passt.
Formal gilt: Eine ärztliche Bescheinigung ist nach § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz nötig, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert; verlangen darfst du sie auch früher. Bei gesetzlich Versicherten sammelst du sie nicht auf Papier ein – sie wird nach § 109 SGB IV elektronisch bei der Krankenkasse abgerufen.
Wetter
Dach, Fassade, Gerüst, Garten- und Landschaftsbau: Hier ist das Wetter ein Planungsfaktor, kein Zwischenfall. Zwei Dinge helfen. Erstens ein Schlechtwetter-Ersatzplan – eine Liste von Innenarbeiten, die jederzeit vorgezogen werden können: Werkstatt, Aufmaß, Wartung, Nacharbeiten. Zweitens das Wissen, dass es für die Schlechtwetterzeit vom 1. Dezember bis zum 31. März im Baugewerbe das Saison-Kurzarbeitergeld nach § 101 SGB III gibt. Ob dein Betrieb dazugehört, klärst du mit der Agentur für Arbeit – nicht erst im Dezember.
Material kommt nicht
Der Termin steht, die Ware nicht. Deshalb gehört zu jedem materialabhängigen Termin ein Prüftag, an dem jemand nachsieht, ob die Lieferung bestätigt ist – bei drei Wochen Lieferzeit nicht am Vortag, sondern eine Woche vorher. Dann kannst du den Termin noch tauschen, statt ihn abzusagen.
Zwei Regeln fürs Team, ohne die jeder Plan zerfällt
Die meisten Planungen scheitern nicht am Werkzeug, sondern an zwei Dingen, die nie festgelegt wurden.
- Wer darf umplanen? Am besten genau eine Person je Tag – Büro oder Meister. Alle anderen melden den Wunsch, planen ihn aber nicht selbst um. Sonst verschiebt der Monteur morgens einen Termin, von dem der Chef mittags noch dem Kunden erzählt.
- Wie erfährt der Monteur davon? Leg einen Weg fest: Der Plan steht dort, wo er steht – und nur dort. Zuruf im Hof, Chatgruppe und Zettel unter der Scheibe sind drei Wege zu drei Ständen.
Zwei Kennzahlen, die dir wirklich etwas sagen
Du brauchst keine Auswertung mit zwanzig Zahlen. Zwei reichen:
- Anteil verkaufbarer Stunden = Stunden auf einem Auftrag, geteilt durch die bezahlten Arbeitsstunden. Was nicht auf einem Auftrag landet – Werkstatt, Suchen, Warten – fehlt dir in der Rechnung.
- Fahrzeit-Anteil = Fahrtstunden geteilt durch die gesamte Arbeitszeit. Steigt er, planst du quer durch den Landkreis statt in Gebieten.
Miss beide Zahlen über mindestens drei Monate und vergleiche sie mit deinen eigenen Vormonaten, nicht mit Prozentwerten aus dem Internet. Ein Kundendienst mit vielen kleinen Einsätzen hat mehr Fahrzeit als ein Betrieb mit vier Wochen Badumbau am Stück – beide können gut geplant sein. Die Zahlen bekommst du nur mit sauber erfassten Stunden; daraus ergibt sich auch dein Stundenverrechnungssatz.
Fazit
Gute Einsatzplanung ist keine Kunst, sondern eine Gewohnheit: ein fester Planungstermin, vier beantwortete Fragen je Einsatz, 20 Prozent Luft und zwei klare Regeln, wer umplanen darf und wo der Plan steht. Das Werkzeug kommt danach und sollte zu deiner Größe passen. Fang mit dem an, was du hast – und wechsle, wenn dich das Nachtelefonieren mehr kostet als die Lösung.
Häufige Fragen
Wie plane ich meine Monteure am besten ein?
Plane an einem festen Termin für die ganze kommende Woche, in dieser Reihenfolge: erst Sperrzeiten wie Urlaub und Feiertage, dann zugesagte Kundentermine, dann Wartungen und Fristen, zuletzt der Rest nach Wegstrecke. Notiere je Termin, wer hinfährt, wie lange es dauert, wo es ist und was mit muss – und fülle nur zu etwa 80 Prozent.
Wie viel Puffer sollte ich in der Wochenplanung lassen?
Rund ein Fünftel der Arbeitszeit ist ein guter Startwert: etwa ein halber Tag je Monteur und Woche. Diese Zeit geht nicht verloren – sie füllt sich mit Notfällen, Nacharbeiten und Kleinreparaturen. Wer 100 Prozent verplant, verschiebt beim ersten Wasserschaden eine ganze Kette von Terminen.
Was mache ich, wenn ein Monteur krank ist?
Sieh zuerst nach, welche Termine betroffen sind, entscheide dann je Termin zwischen Übernahme und Verschiebung, und telefoniere erst danach. Eine ärztliche Bescheinigung ist nach § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz nötig, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert; verlangen darfst du sie auch früher. Bei gesetzlich Versicherten rufst du sie elektronisch bei der Krankenkasse ab.
Reicht Excel für die Einsatzplanung im Handwerk?
Für einen Meister mit ein bis drei Leuten meistens ja. Ab etwa vier bis fünf Monteuren wird es teuer: Zwei pflegen zwei Kopien, doppelt verplante Termine fallen niemandem auf, und der Mann auf der Baustelle sieht die Änderung nicht. Rechne aus, wie viele Stunden im Monat fürs Nachtelefonieren draufgehen – das ist der ehrliche Vergleichspreis.
Wie erfährt der Monteur von einer Umplanung?
Über genau einen festgelegten Weg – und nur über diesen. Zuruf im Hof, Chatgruppe und Zettel unter der Scheibe ergeben drei Pläne. Lege außerdem fest, wer umplanen darf, am besten eine Person je Tag. Alle anderen melden den Wunsch, ändern aber nichts selbst.
