Das Wichtigste in Kürze
- Die Fristen stehen in § 147 AO und § 257 HGB: Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen 8 Jahre, Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich wichtige Unterlagen 6 Jahre.
- Die 8 Jahre für Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 – auch für alte Belege, deren Zehnjahresfrist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war.
- Jede Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 darf frühestens am 1. Januar 2035 weg.
- Digital aufbewahren ist erlaubt, aber was digital ankommt, bleibt digital: Bei der E-Rechnung zählt die Datei, nicht der Ausdruck.
Inhalt
Welche Gesetze gelten – und für wen
Zwei Gesetze regeln fast wortgleich dasselbe. § 147 der Abgabenordnung (AO) gilt steuerlich für jeden, der Bücher oder Aufzeichnungen führen muss – als Handwerksbetrieb bist du das praktisch immer. § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) gilt zusätzlich für Kaufleute, also etwa für jede GmbH und jeden eingetragenen Kaufmann. Die Fristen sind in beiden Gesetzen gleich.
Für Rechnungen kommt § 14b UStG dazu: Ein Doppel jeder Rechnung, die du schreibst, und jede Rechnung, die du bekommst, musst du acht Jahre aufbewahren. Und: Kürzere Fristen aus anderen Gesetzen verkürzen die steuerliche Frist nicht (§ 147 Abs. 3 AO).
Die Fristen auf einen Blick
| Unterlage | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz, Lageberichte – samt Arbeitsanweisungen, die man zum Verständnis braucht | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Buchungsbelege: Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG |
| Empfangene Geschäftsbriefe und Kopien der abgeschickten: Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO |
| Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Steuer wichtig sind | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
| Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind | bis die Rechnung da ist bzw. verschickt wurde | § 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO |
| Lohnkonten | bis Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung | § 41 Abs. 1 EStG |
| Arbeitszeitnachweise (Mehrarbeit über acht Stunden; im Baugewerbe und bei Minijobs Beginn, Ende und Dauer jedes Tages) | mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 1 MiLoG |
Buchungsbeleg oder Geschäftsbrief?
Ein Buchungsbeleg ist alles, was eine Buchung begründet: die Rechnung vom Großhändler, der Tankbon, der Kontoauszug. Ein Geschäftsbrief betrifft ein Geschäft, ohne selbst gebucht zu werden – das Angebot, die Auftragsbestätigung, die Mängelrüge des Kunden. Das HGB sagt es knapp: „Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen“ (§ 257 Abs. 2). Auf die Form kommt es nicht an: Auch die E-Mail mit Auftragsbestätigung ist ein Geschäftsbrief. Die Mail „Bin morgen um acht da“ ist keiner.
Wann die Frist beginnt – und wann du ausmisten darfst
Keine Frist beginnt am Tag, an dem das Papier entsteht. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief verschickt oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Beim Jahresabschluss zählt also nicht das Geschäftsjahr, sondern das Jahr, in dem er fertig wurde.
Seit 2025: acht statt zehn Jahre für Belege
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege ab dem 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die neue Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Für dich heißt das: Belege aus 2016 und früher durften schon 2025 weg, Belege aus 2017 seit Januar 2026, und im Januar 2027 kommen die aus 2018 dazu. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Längere Fristen gelten nur für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute.
Die Ausnahme: offene Steuerbescheide
Eine Frist läuft nicht ab, „soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist“ (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft zum Beispiel eine laufende Betriebsprüfung, einen offenen Einspruch oder eine spät abgegebene Steuererklärung.
Was dein Privatkunde aufheben muss
Arbeitest du am Haus oder in der Wohnung eines Privatkunden, muss auch er etwas aufbewahren: die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage, und zwar zwei Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Darauf musst du ihn in der Rechnung hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG). Wer die zwei Jahre vorsätzlich oder leichtfertig nicht einhält, riskiert ein Bußgeld von bis zu 1.000 € (§ 26a UStG) – das trifft den Kunden, nicht dich. Welche Angaben sonst noch auf die Rechnung gehören, steht im Beitrag zu den Pflichtangaben auf der Handwerkerrechnung.
Digital archivieren: was verlangt wird
Du darfst alle Unterlagen digital aufbewahren – mit einer Ausnahme: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz bleiben im Original (§ 147 Abs. 2 AO). Für alles andere gelten drei Bedingungen. Briefe und Belege müssen beim Anzeigen bildlich mit dem Original übereinstimmen, alle anderen Unterlagen inhaltlich. Die Daten müssen während der ganzen Frist jederzeit verfügbar sein. Und sie müssen sich maschinell auswerten lassen – ein Prüfer muss also mit den Daten arbeiten können, nicht nur mit einem Bild davon.
- Nichts nachträglich verändern. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Eine falsche Rechnung wird storniert, nicht überschrieben.
- Was digital kommt, bleibt digital. Den Ausdruck einer Rechnungsmail kann man nicht maschinell auswerten. Bei der E-Rechnung zählt der strukturierte Teil, also die XML-Datei; den PDF-Teil einer hybriden Rechnung musst du nur aufheben, wenn darin zusätzliche steuerlich wichtige Angaben stehen, etwa Buchungsvermerke (GoBD, Änderung vom 14. Juli 2025). Mehr dazu im Beitrag zur E-Rechnung.
- Papier einscannen und wegwerfen ist grundsätzlich möglich – aber nur mit einem festen, schriftlich beschriebenen Ablauf (Verfahrensdokumentation): wer scannt, wann, wie geprüft wird. Stimm das mit deinem Steuerberater ab, bevor der erste Ordner in den Container geht.
- Beim Programmwechsel müssen die alten Daten weiter auswertbar bleiben. Erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung reicht ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO). Was du bei der Auswahl sonst prüfen solltest, steht im Beitrag zur Handwerkersoftware-Auswahl.
Worauf du bei einem digitalen Archiv achten solltest
- Ausgestellte Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern; Korrekturen laufen über einen Stornobeleg.
- Du bekommst alle Daten jederzeit als Datei heraus – nicht nur als Ansicht im Programm.
- Du kommst auch nach einer Kündigung noch an deine Unterlagen, solange die Fristen laufen.
Nach Ablauf: löschen statt horten
„Lieber alles behalten“ klingt vernünftig, ist es aber nicht. In Rechnungen, Angeboten und Mails stehen Namen und Adressen deiner Kunden, und personenbezogene Daten darfst du nur so lange speichern, wie du sie brauchst (Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO). Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht geht dem Löschanspruch vor (Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO). Ist sie abgelaufen und gibt es keinen anderen Grund, wird geschreddert und gelöscht.
Ein anderer Grund kann die Gewährleistung sein: Bei Bauwerken verjähren Mängelansprüche erst fünf Jahre nach der Abnahme (§ 634a BGB). Abnahmeprotokoll, Aufmaß und Baustellenfotos hebst du deshalb mindestens so lange auf – auch wenn die steuerliche Frist für einzelne Blätter schon früher endet.
Fazit
Die Regeln sind einfacher, als der Ordnerberg vermuten lässt: zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht für Belege, sechs für Geschäftsbriefe – jeweils ab Ende des Jahres gerechnet. Offene Steuerbescheide verlängern die Frist, abgelaufene Fristen sind ein Grund zum Löschen. Digital ist erlaubt und meist die bessere Wahl, solange nichts verändert werden kann, die Originaldateien bleiben und du jederzeit an alles herankommst.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre – ausgehende wie eingehende (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom Juni 2026 darf also frühestens ab dem 1. Januar 2035 vernichtet werden, sofern sie nicht noch für eine offene Steuerfestsetzung gebraucht wird.
Gilt die Achtjahresfrist auch für alte Belege?
Ja. Nach Art. 97 § 19a EGAO gilt sie für alle Unterlagen, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus 2017 und früher dürfen deshalb seit dem 1. Januar 2026 weg, die aus 2018 ab dem 1. Januar 2027. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen?
Grundsätzlich ja, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt, unveränderbar gespeichert ist und der Ablauf schriftlich beschrieben ist. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz musst du dagegen im Original aufbewahren (§ 147 Abs. 2 AO). Sprich den Ablauf vorher mit deinem Steuerberater ab.
Wie lange muss ich Angebote und geschäftliche E-Mails aufheben?
Angebote, Auftragsbestätigungen und andere Geschäftsbriefe sechs Jahre, egal ob auf Papier oder per E-Mail (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO). Hängt an der Mail eine Rechnung, ist dieser Anhang ein Buchungsbeleg und bleibt acht Jahre.
