Handwerkersoftware auswählen: worauf du wirklich achten musst

Was eine Handwerkersoftware abdecken muss

Bevor du Anbieter vergleichst, schreib auf, was bei dir täglich anfällt. In fast jedem Betrieb sind es dieselben sieben Aufgaben – und die Frage ist nicht, ob eine Software sie alle kann, sondern ob sie ineinandergreifen:

• Kunden – ein Ort für Adressen und die Frage „Was haben wir da vor zwei Jahren gemacht?“
• Angebot und Rechnung – aus dem Leistungskatalog, mit allen Pflichtangaben, als E-Rechnung.
• Aufträge – wo steht der Vorgang gerade, und wer ist als Nächstes dran?
• Planung – wer fährt morgen wohin, wer ist krank, wer hat Urlaub.
• Zeiterfassung – Stunden der Monteure, sauber erfasst und später abrechenbar.
• Dokumentation – Baustellenfotos, Abnahmeprotokoll, Unterschrift des Kunden.
• Übergabe ans Steuerbüro – Rechnungen, Belege und Listen am Monats- oder Jahresende.

Der Test ist einfach: Musst du die Stunden deines Monteurs abtippen, um eine Rechnung zu schreiben, hast du zwei Programme und keine Lösung.

Drei Arten von Lösungen – mit ihren ehrlichen Schwächen

Am Markt begegnen dir drei Familien. Keine ist grundsätzlich besser – sie passen zu verschiedenen Betrieben:

Wann die große installierte Lösung die bessere Wahl ist

Es wäre unehrlich, die Browser-Lösung als Antwort auf alles zu verkaufen. Vier Fälle sprechen klar für eine installierte Branchensoftware: ein großer Betrieb mit eigener Kalkulationsabteilung; viel Arbeit mit öffentlichen Ausschreibungen und deren Datenformaten; eigene Kalkulationsschemata, die über Stundensatz mal Zeit hinausgehen; oder Baustellen dort, wo es selten Empfang gibt – dann brauchst du eine Lösung, die genau dafür gebaut ist, und klärst das vor der Unterschrift.

Die Checkliste: zwölf Fragen vor der Unterschrift

Diese Fragen stellst du jedem Anbieter – am besten schriftlich, damit die Antwort später noch da ist.

1. E-Rechnung in beide Richtungen. Stellt die Software XRechnung und ZUGFeRD aus – und liest sie eingehende E-Rechnungen deiner Lieferanten?
2. Unveränderbare Rechnungen. Lässt sich eine ausgestellte Rechnung nachträglich ändern oder löschen? Wenn ja: Finger weg. Korrigiert wird mit einem Stornobeleg.
3. Lückenlose Nummern. Vergibt das Programm die Rechnungsnummern selbst, fortlaufend und ohne Lücken?
4. Serverstandort und Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wo stehen die Server? Bekommst du den Vertrag nach Art. 28 DSGVO, bevor du die ersten Kundendaten eingibst?
5. Bedienung auf der Baustelle. Nicht „geht auch am Handy“, sondern: Kann dein Monteur mit klammen Fingern stempeln, ein Foto anhängen und Material erfassen? Worauf es ankommt, steht im Artikel zum Baustellenhandy.
6. Schlechter Empfang. Was passiert, wenn das Netz im Keller wegbricht? Lass es dir zeigen, statt es zu hoffen.
7. Übergabe ans Steuerbüro. Kommt am Ende ein Paket heraus, mit dem dein Steuerberater arbeiten kann – Belege, Listen, Datei im DATEV-Format?
8. Datenexport beim Kündigen. In welchem Format bekommst du deine Daten heraus? Und steht das im Vertrag oder nur im Verkaufsgespräch?
9. Laufzeit und Kündigungsfrist. Monatlich kündbar oder drei Jahre gebunden? Diese Stelle liest man vor der Unterschrift.
10. Kosten je Person – und was extra kommt. Frag nach Einrichtung, Schulung, Datenübernahme, weiteren Nutzern und Zusatzmodulen. Der Monatspreis ist selten der Endpreis.
11. Support: wer, wann, wie. Telefon oder nur Formular? Zu welchen Zeiten? Und wie schnell kam die Antwort, als du im Test gefragt hast?
12. Testphase ohne Zahlungsdaten. Kannst du testen, bevor du eine Karte hinterlegst?

Pflichten, die deine Software mittragen muss

Ein Teil der Auswahl ist keine Geschmacksfrage. Diese vier Punkte muss das Programm können, sonst wird es zum Risiko.

E-Rechnung

Empfangen musst du elektronische Rechnungen von anderen Betrieben seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Für Umsätze bis Ende 2026 darfst du noch Papier schicken; für Umsätze im Jahr 2027 nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betragen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 (§ 14 UStG) – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Die Einzelheiten stehen in unserem Artikel zur E-Rechnungs-Pflicht.

Unveränderbare Rechnungen und lückenlose Nummern

§ 146 Abs. 4 AO sagt es in einem Satz: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Für die Software heißt das: ausgestellt ist ausgestellt – Korrektur nur per Storno, jede Änderung nachvollziehbar protokolliert. Dazu kommen die Aufbewahrungsfristen aus § 147 AO: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Abschlüsse zehn Jahre. Wie ein Anbieter das löst, steht meist in seiner Verfahrensdokumentation – frag danach.

Arbeitszeiten

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG musst du die Arbeitszeit aufzeichnen, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Im Baugewerbe kommt § 17 MiLoG dazu: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren. Was daraus für deinen Betrieb folgt, steht im Artikel zur Arbeitszeiterfassung.

Datenschutz

Sobald ein Anbieter Kundendaten für dich speichert, ist er dein Auftragsverarbeiter. Nach Art. 28 DSGVO darfst du nur mit jemandem arbeiten, der „hinreichende Garantien“ bietet, und ihr braucht einen Vertrag: Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung – und die Regel, dass deine Daten am Ende zurückgegeben oder gelöscht werden. Dieser Vertrag gehört zum Angebot, nicht in die Ablage „später“.

So nutzt du die Testphase richtig

Die meisten Testphasen verstreichen ungenutzt, weil man Funktionslisten vergleicht. Mach es anders: Spiel einen echten Auftrag komplett durch – eine Badsanierung für 8.000 €, eine defekte Heizung, egal.

1. Anfrage erfassen und daraus ein Angebot bauen – aus einem Katalog, nicht durch Abtippen.
2. Angebot verschicken und die Annahme festhalten.
3. Termin einplanen und einen Kollegen auf die Baustelle schicken.
4. Auf der Baustelle: Stunden stempeln, zwei Fotos anhängen, Kassenbon erfassen.
5. Rechnung stellen – als E-Rechnung – und den Zahlungseingang erfassen.
6. Zum Schluss exportieren: Kunden, Rechnungen, Belege. Schau dir an, was herauskommt.

Die vier Fehler bei der Einführung

• Alles auf einmal. Angebote, Zeiten, Planung, Belege und Steuer im selben Monat umstellen überfordert jeden Betrieb. Fang mit einem Bereich an und nimm den nächsten, wenn der erste sitzt.
• Das Team nicht mitnehmen. Wer Zeiten am Handy erfassen soll, will wissen, warum. Erkläre den Nutzen – Stunden landen sofort im Büro, der Stundenzettel entfällt – und nicht nur den Knopf. Sonst stempelt am dritten Tag niemand mehr.
• Altdaten ungefiltert mitschleppen. Deine Kundenliste enthält Karteileichen und doppelte Einträge. Räum vor dem Import auf, nicht danach.
• Kein Stichtag und kein Zuständiger. Leg fest, ab wann Rechnungen nur noch im neuen Programm entstehen und wer die Fragen sammelt. Sonst laufen beide Systeme ein Jahr parallel – die teuerste aller Lösungen.

Fazit

Such nicht die Software mit den meisten Funktionen, sondern die, die deinen häufigsten Weg am kürzesten macht. Prüfe die harten Punkte – E-Rechnung, unveränderbare Belege, Serverstandort, Vertrag, Export, Kündigungsfrist – und spiel in der Testphase einen echten Auftrag durch. Muss dabei niemand etwas abtippen und flucht dein Monteur nicht, hast du die richtige gefunden. Und braucht dein Betrieb Spezialkalkulation oder arbeitet dort, wo selten Empfang ist, bleibt die installierte Lösung die ehrlichere Antwort.