Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm auslesen kann – in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht per Mail.
- Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür, zustimmen musst du nicht.
- Beim Ausstellen läuft die allgemeine Übergangsfrist noch bis zum 31. Dezember 2026. Ab 2027 ist Schluss für alle, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag; alle anderen haben bis Ende 2027 Zeit.
- Privatkunden, Rechnungen bis 250 € brutto und Kleinunternehmer bleiben außen vor – dort darfst du weiter Papier oder PDF schicken.
Inhalt
Was eine E-Rechnung ist – und warum ein PDF keine ist
Seit Anfang 2025 steht im Gesetz, was eine E-Rechnung überhaupt ist: eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Übersetzt heißt das: Die Rechnung ist in erster Linie ein Datensatz für das Programm deines Kunden – und erst in zweiter Linie ein Bild für das menschliche Auge.
Alles andere heißt seitdem sonstige Rechnung: Papier genauso wie ein PDF, ein Word-Dokument oder das Foto eines Lieferscheins. Ein PDF sieht digital aus, aber die Buchhaltung deines Kunden kann Betrag, Steuersatz und Leistungszeitraum daraus nicht sicher herauslesen – jemand muss abtippen. Für das Umsatzsteuergesetz ist ein PDF deshalb dasselbe wie ein Blatt Papier.
Empfangen musst du schon heute
Die Empfangspflicht kam ohne Übergangsfrist: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Das gilt für den Malerbetrieb mit vier Gesellen genauso wie für den Fliesenleger allein, für Kleinunternehmer und für den Nebenerwerb. Zustimmen musst du dazu nicht – dein Großhändler darf dir eine E-Rechnung schicken, und du musst sie annehmen.
Technisch ist die Hürde niedriger, als viele denken. Das Bundesfinanzministerium stellt ausdrücklich klar: Ein E-Mail-Postfach genügt. Du brauchst kein Portal, keine Standleitung und keinen Dienstleister. Was du brauchst, ist etwas, das aus der XML-Datei wieder eine lesbare Rechnung macht – und ein Archiv, das sie sauber ablegt.
Denn aufbewahren musst du sie auch: acht Jahre lang, und zwar so, dass der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleibt (§ 14b Abs. 1 UStG). Ein Ausdruck im Ordner reicht dafür nicht, ein Bildschirmfoto erst recht nicht. Die XML-Datei ist das Original – der Ausdruck ist nur die Ansicht davon.
Ausstellen: Welche Frist für deinen Betrieb gilt
Beim Ausstellen ist der Gesetzgeber gestaffelt vorgegangen. Die Übergangsregelung steht in § 27 Abs. 38 UStG und hängt an einer einzigen Zahl: deinem Gesamtumsatz im Vorjahr.
| Zeitraum | Wer darf noch Papier oder PDF schicken? | Was heißt das für dich? |
|---|---|---|
| bis 31.12.2026 | jeder Betrieb, unabhängig vom Umsatz | Heute darfst du noch alles auf Papier oder – mit Zustimmung – als PDF verschicken. |
| im Jahr 2027 | nur Betriebe mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 | Lag dein Umsatz 2026 darüber, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. |
| ab 01.01.2028 | niemand mehr | Jede Rechnung an einen anderen Betrieb im Inland ist dann eine E-Rechnung. |
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also im Kern das, was im Jahr tatsächlich hereingekommen ist. Geprüft wird immer das Vorjahr: Für deine Umsätze im Jahr 2027 zählt der Umsatz aus 2026. Wer als großer Betrieb heute schon weiß, dass er über der Grenze liegt, hat also nur noch dieses Jahr Zeit.
Wichtig: Die Ausstellungspflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Was du deiner Privatkundschaft schickst, bleibt davon unberührt – und das ist im Handwerk oft der größere Teil.
Wann du weiter Papier oder PDF schicken darfst
Auch nach 2027 verschwindet die Papierrechnung nicht. Diese Fälle bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:
- Privatkunden. An Verbraucher musst du keine E-Rechnung ausstellen. Freiwillig geht es nur mit ihrer Zustimmung.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV). Sie dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden – der Regiezettel über 180 € also weiter auf Papier.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Ausstellen müssen sie keine E-Rechnung, empfangen können müssen sie eine trotzdem.
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG – dort besteht schon gar keine Pflicht, eine Rechnung auszustellen.
- Juristische Personen, die keine Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine. Eine Rechnung brauchen sie, eine E-Rechnung nicht.
Eine Ausnahme ist allerdings kein Verbot. An einen anderen Betrieb darfst du jederzeit eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen – er muss sie ja ohnehin empfangen können. Wer früh umstellt, macht aus der Pflicht einfach den Normalfall und muss später nichts umbauen.
Ein Stolperstein bleibt: Bestellt ein Unternehmer privat, zählt das nicht als Leistung an sein Unternehmen. Streichst du das Wohnzimmer des Steuerberaters, ist das ein Privatauftrag – auch wenn er dir seine Firmenadresse gibt. Frag im Zweifel bei der Auftragsannahme, ob die Rechnung auf die Firma laufen soll. Die Antwort brauchst du ohnehin für die Pflichtangaben auf der Rechnung.
XRechnung oder ZUGFeRD – was nimmst du?
Beide Formate erfüllen die europäische Norm, beide sind zulässig. Der Unterschied ist die Verpackung.
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie ist für öffentliche Auftraggeber entstanden: Wer an Kommune, Land oder Bund fakturiert, kennt sie samt Leitweg-ID meist schon. Ohne passendes Programm sieht ein Mensch darin nur Datensalat.
ZUGFeRD ist ein Zwitter: ein ganz normales PDF, in das die XML-Datei eingebettet ist. Dein Kunde öffnet die Rechnung und sieht das gewohnte Bild; sein Buchhaltungsprogramm liest im Hintergrund den Datensatz. Für den Alltag im Handwerk ist das meist die freundlichere Wahl. Anerkannt ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, allerdings nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL – die enthalten zu wenige Angaben.
Deine To-do-Liste bis zum Jahreswechsel
- Empfang prüfen. Gibt es eine Rechnungsadresse, in die jemand täglich schaut? Kannst du eine XML-Rechnung lesbar machen? Bitte einen Lieferanten um eine Testrechnung, statt es zu vermuten.
- Umsatz 2026 im Blick behalten. Über 800.000 € heißt: ab Januar 2027 ausstellen. Die Zahl kennt dein Steuerbüro – ein Anruf im Herbst genügt.
- Kundenstamm sortieren. Wer ist Betrieb, wer Privatkunde? Sind die Rechnungs-Mailadressen gepflegt? Genau diese Sortierung brauchst du später für jede automatische Zustellung.
- Archiv klären. Acht Jahre, strukturierter Teil im Original. Klär mit deinem Steuerbüro, wer die Dateien vorhält – du oder die Kanzlei.
- Einmal den ganzen Weg gehen. Schreib eine echte Rechnung, schick sie an dich selbst und öffne sie mit einem Prüfprogramm. Was heute klemmt, klemmt sonst im Januar 2027 unter Zeitdruck.
Wer bei dieser Gelegenheit ohnehin über ein neues Programm nachdenkt, findet die passenden Fragen in unserer Checkliste zur Auswahl einer Handwerkersoftware.
Fazit
Die E-Rechnung ist keine neue Bürokratie, sondern eine andere Verpackung derselben Rechnung. Empfangen musst du sie längst, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028 – und für Privatkunden, Kleinbeträge und Kleinunternehmer bleibt alles beim Alten. Wer die Umstellung jetzt in Ruhe macht, spart sich später die Hektik. Und spätestens beim ersten großen Auftraggeber, der nur noch Datensätze annimmt, ist das Thema ohnehin entschieden.
Häufige Fragen
Muss ich als kleiner Handwerksbetrieb schon E-Rechnungen schreiben?
Bis zum 31. Dezember 2026 nicht. Danach kommt es auf deinen Gesamtumsatz an: Lag er 2026 über 800.000 €, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen an andere Betriebe ausstellen. Darunter hast du bis Ende 2027 Zeit, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber unabhängig davon schon seit 2025.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist kein strukturiertes Format im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG und gilt als sonstige Rechnung – rechtlich also wie Papier. Eine Ausnahme ist ZUGFeRD: Dort steckt im PDF zusätzlich ein maschinenlesbarer Datensatz, und genau der macht es zur E-Rechnung.
Muss ich meinen Privatkunden eine E-Rechnung schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer im Inland. Für Verbraucher bleibt alles wie bisher: Papier oder – wenn der Kunde einverstanden ist – ein PDF per Mail. Dasselbe gilt, wenn ein Unternehmer privat bestellt, etwa für seine eigene Wohnung.
Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?
Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Der strukturierte Teil muss dabei unverändert im Original erhalten bleiben. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht – auch nicht bei einer eingegangenen Lieferantenrechnung.
Was ist mit Rechnungen unter 250 Euro?
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen nach § 33 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder als PDF. Sie brauchen außerdem weniger Pflichtangaben. Achtung: Bei Bauleistungen, für die der Kunde die Umsatzsteuer schuldet (§ 13b UStG), gilt diese Erleichterung nicht.
