Das Wichtigste in Kürze
- Eine vollständige Rechnung braucht zehn Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG – von Name und Anschrift bis zum Steuerbetrag.
- Bis 250 € brutto reicht die Kleinbetragsrechnung mit nur vier Angaben (§ 33 UStDV) – außer bei Bauleistungen nach § 13b UStG.
- Arbeitest du am Grundstück eines Privatkunden, musst du ihn in der Rechnung auf seine zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen und die Rechnung binnen sechs Monaten stellen.
- Den Lohnanteil getrennt auszuweisen ist umsatzsteuerlich freiwillig – für den Steuerbonus deines Privatkunden nach § 35a EStG aber entscheidend.
Inhalt
- Warum die Pflichtangaben mehr sind als Formkram
- Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Kleinbetragsrechnung: bis 250 Euro geht es kürzer
- Lohn und Material trennen: der Steuerbonus deiner Privatkunden
- Arbeiten am Grundstück: Hinweis und Sechs-Monats-Frist
- Zwei Sonderfälle, die im Handwerk oft vorkommen
- Fazit
- Häufige Fragen
Warum die Pflichtangaben mehr sind als Formkram
Eine Rechnung ist kein Anschreiben, sondern ein Beleg mit gesetzlich festgelegtem Inhalt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann dein gewerblicher Kunde die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer ziehen – und ruft an, statt zu zahlen. Bei Privatkunden fällt der Steuerbonus weg, wenn der Lohnanteil nicht erkennbar ist. Und bei der Betriebsprüfung fällt es dir selbst auf die Füße.
Dazu kommt: Eine Rechnung gar nicht oder zu spät auszustellen, ist eine Ordnungswidrigkeit. Sie kann nach § 26a UStG mit bis zu 5.000 € geahndet werden. Das trifft im Handwerk vor allem die Aufträge, die im Trubel liegen bleiben.
Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Diese Angaben muss jede Rechnung enthalten, die kein Kleinbetrag ist. In der rechten Spalte steht, was in der Praxis am häufigsten schiefgeht:
| Angabe | Was genau | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| 1. Name und Anschrift | Vollständig für dich und für deinen Kunden; sie müssen sich eindeutig feststellen lassen (§ 31 Abs. 2 UStDV). | „Familie Meier“ ohne Vornamen, oder die alte Anschrift aus dem Kundenstamm. |
| 2. Steuernummer oder USt-IdNr. | Eine von beiden genügt – die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. | Die Handelsregisternummer eingetragen, oder das Feld bei der ersten Rechnung schlicht vergessen. |
| 3. Ausstellungsdatum | Der Tag, an dem du die Rechnung schreibst. | Nur das Leistungsdatum steht drauf, das Rechnungsdatum fehlt. |
| 4. Fortlaufende Rechnungsnummer | Einmalig vergeben, aus einer oder mehreren Zahlenreihen. | Zwei Programme vergeben parallel Nummern – dann gibt es Lücken oder Doppelte. |
| 5. Menge und Art der Leistung | Handelsübliche Bezeichnung der Ware, Umfang und Art der Arbeit. | „Wie besprochen“ oder „Regiearbeiten“ ohne jede Beschreibung. |
| 6. Zeitpunkt der Leistung | Tag der Ausführung; der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV). | Weggelassen, weil man annimmt, das Rechnungsdatum reiche aus. |
| 7. Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | Die Nettobeträge je Steuersatz, dazu vorher vereinbarte Minderungen wie Rabatt oder Skonto. | 19 % und 7 % in einer Summe, oder Netto und Brutto durcheinander. |
| 8. Steuersatz und Steuerbetrag | Prozentsatz und Euro-Betrag getrennt – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. | Nur „inkl. MwSt.“ am Ende, ohne den Steuerbetrag zu nennen. |
| 9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht | Bei Arbeiten am Grundstück für Privatkunden: Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss. | Fehlt fast überall – und ist die am häufigsten übersehene Angabe im Handwerk. |
| 10. Das Wort „Gutschrift“ | Nur, wenn ausnahmsweise dein Kunde über deine Leistung abrechnet (vorher vereinbartes Gutschriftverfahren). | Das Wort für eine Rechnungskorrektur verwendet – nenn die lieber Storno- oder Korrekturrechnung. |
Die Angaben dürfen auch auf mehrere Dokumente verteilt sein, etwa Rechnung plus Aufmaßblatt – Entgelt und Steuerbetrag müssen dann aber in einem Dokument zusammengefasst stehen (§ 31 Abs. 1 UStDV).
Kleinbetragsrechnung: bis 250 Euro geht es kürzer
Übersteigt der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250 € nicht, reicht die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Sie braucht nur vier Angaben:
- deinen vollständigen Namen und deine Anschrift – der Kunde muss nicht genannt werden,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz.
Das ist die klassische Quittung für den kleinen Notdienst oder das Ersatzteil über der Theke. Zwei Einschränkungen gibt es: Bei Bauleistungen, für die der Kunde die Steuer schuldet (§ 13b UStG), gilt die Erleichterung nicht – dort brauchst du die volle Rechnung. Und Rechnungen bis 250 € darfst du immer auf Papier oder als PDF schicken, auch wenn für dich sonst schon die E-Rechnungspflicht greift.
Lohn und Material trennen: der Steuerbonus deiner Privatkunden
Privatkunden dürfen 20 % der Arbeitskosten von ihrer Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG). Das entspricht 6.000 € Arbeitskosten. Begünstigt sind ausdrücklich nur die Arbeitskosten (§ 35a Abs. 5 Satz 2 EStG) – neben der reinen Arbeitszeit auch die in Rechnung gestellten Maschinen- und Fahrtkosten sowie Verbrauchsmittel. Material wie Fliesen, Farbe oder Tapete zählt nicht.
Umsatzsteuerlich bist du nicht verpflichtet, den Lohnanteil getrennt auszuweisen. Für deinen Kunden hängt aber bares Geld daran: Das Finanzamt erkennt den Bonus nur an, wenn sich der Anteil der Arbeitskosten aus der Rechnung ergibt. Eine prozentuale Aufteilung des Rechnungsbetrags ist zulässig, bei Wartungsverträgen genügt eine Anlage zur Rechnung.
Zwei Bedingungen musst du kennen, weil Kunden danach fragen: Es muss eine Rechnung vorliegen, und die Zahlung muss auf dein Konto erfolgen (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG). Bar bezahlt ist der Bonus weg – auch mit Quittung. Wer auf der Baustelle Bargeld anbietet, schadet sich also selbst.
Praktischer Tipp: Trenn deinen Leistungskatalog von Anfang an in Arbeit und Material – dann steht die Aufteilung in jeder Rechnung von selbst da. Wie du den Stundensatz dafür kalkulierst, steht im Artikel zum Stundenverrechnungssatz.
Arbeiten am Grundstück: Hinweis und Sechs-Monats-Frist
Für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gelten zwei Sonderregeln, die im Handwerk fast jeden Auftrag betreffen – Heizung einbauen, Bad fliesen, Dach decken, Fassade streichen.
Die Rechnung muss binnen sechs Monaten raus
Bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder Leistung am Grundstück musst du auch dem Privatkunden eine Rechnung ausstellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Das ist keine Kann-Bestimmung: Wer es vorsätzlich oder leichtfertig unterlässt, handelt ordnungswidrig.
Der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht
In diesen Fällen muss dein Privatkunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) – und du musst ihn in der Rechnung darauf hinweisen (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Ein Satz genügt, zum Beispiel: Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre auf. Hält sich dein Kunde nicht daran, drohen ihm bis zu 1.000 € Bußgeld. Hintergrund ist die Bekämpfung der Schwarzarbeit.
Diese Angabe fehlt auf sehr vielen Handwerkerrechnungen. Sie gehört fest in deine Vorlage, nicht in den Einzelfall – dann kann sie nicht vergessen werden. Dasselbe gilt für den Abzug bereits gestellter Abschlagsrechnungen in der Schlussrechnung.
Zwei Sonderfälle, die im Handwerk oft vorkommen
Bauleistung an einen Bauunternehmer: § 13b UStG
Erbringst du eine Bauleistung an einen Kunden, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet nicht du die Umsatzsteuer, sondern er (§ 13b Abs. 2 Nr. 4 und Abs. 5 UStG). Typischer Fall: Du bist Elektriker im Auftrag eines Generalunternehmers. Dann gilt:
- Du weist keine Umsatzsteuer aus – nur den Nettobetrag.
- Auf die Rechnung gehört die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 5 UStG).
- Den Nachweis führt die Bescheinigung des Finanzamts (Vordruck USt 1 TG), die höchstens drei Jahre gilt. Lass sie dir geben, statt zu raten.
- Ausgenommen sind reine Planungs- und Überwachungsleistungen – die rechnest du ganz normal mit Umsatzsteuer ab.
Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt zusätzlich, bis die Rechnung berichtigt ist (§ 14c Abs. 1 UStG). Im Zweifel vorher beim Steuerbüro anrufen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Als Kleinunternehmer sind deine Umsätze steuerfrei, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG). Deine Rechnung braucht dann nach § 34a UStDV weder Steuersatz noch Steuerbetrag, sondern das Entgelt in einer Summe plus einen Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du sie (§ 14c Abs. 2 UStG).
Fazit
Die meisten Rechnungsfehler im Handwerk sind keine großen Rechtsfragen, sondern Kleinigkeiten: fehlendes Leistungsdatum, eine Summe ohne Steuerbetrag, kein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, kein getrennter Lohnanteil. Pack diese Punkte ein einziges Mal fest in deine Vorlage – dann stimmen sie in jeder Rechnung, ohne dass du daran denken musst.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Handwerkerrechnung stehen?
Die zehn Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag, bei Arbeiten am Grundstück für Privatkunden der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht und im Gutschriftverfahren das Wort „Gutschrift“.
Muss ich Lohn und Material getrennt ausweisen?
Umsatzsteuerlich nicht. Für Privatkunden ist es trotzdem wichtig: Sie können 20 % der Arbeitskosten von der Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr (§ 35a Abs. 3 EStG), und das Finanzamt erkennt das nur an, wenn der Anteil der Arbeitskosten aus der Rechnung hervorgeht. Eine prozentuale Aufteilung genügt.
Wie lange habe ich Zeit, die Rechnung zu schreiben?
Bei Leistungen an andere Unternehmer, an juristische Personen und bei Arbeiten am Grundstück musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Wer das vorsätzlich oder leichtfertig versäumt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 5.000 €. Zivilrechtlich kann dein Zahlungsanspruch außerdem verjähren.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Deinem gewerblichen Kunden fehlt die Grundlage für den Vorsteuerabzug, er wird die Rechnung beanstanden. Du kannst sie aber berichtigen: Nach § 31 Abs. 5 UStDV musst du nur die fehlenden oder falschen Angaben mit einem Dokument nachreichen, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht. Eine festgeschriebene Rechnung wird dafür nicht überschrieben, sondern storniert und neu gestellt.
Muss ich auf der Rechnung ein Zahlungsziel angeben?
Nein, ein Zahlungsziel gehört nicht zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Sinnvoll ist es trotzdem: Ein klares Datum ist eindeutiger als „zahlbar sofort“ und erspart Diskussionen, wenn du später mahnen musst.
