Das Wichtigste in Kürze
- Beim Werkvertrag wird dein Lohn erst mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB). Eine Anzahlung vor Arbeitsbeginn bekommst du deshalb nur, wenn du sie mit dem Kunden vereinbarst.
- Sprich die Anzahlung im Einzelfall ab und halte sie im Angebot fest. Eine vorformulierte Vorkasse-Klausel in den AGB hält in der Regel nicht.
- Baust du für Privatleute neu oder erheblich um, gelten die Grenzen des Verbraucherbauvertrags: Abschläge höchstens 90 %, dazu 5 % Sicherheit für den Kunden (§ 650m BGB).
- Die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht, sobald das Geld da ist. In der Schlussrechnung ziehst du Anzahlung und Steuer wieder ab (§ 14 Abs. 5 UStG) – sonst zahlst du die Steuer doppelt.
Inhalt
- Anzahlung, Vorkasse, Abschlag: der Unterschied
- Darfst du eine Anzahlung verlangen?
- Hausbau und großer Umbau: der Verbraucherbauvertrag
- Die Anzahlungsrechnung: Was draufstehen muss
- Umsatzsteuer: fällig, sobald das Geld da ist
- Wenn der Auftrag platzt
- Die Alternativen: Abschlag und Sicherheit
- Fazit
- Häufige Fragen
Anzahlung, Vorkasse, Abschlag: der Unterschied
Im Alltag gehen die Wörter durcheinander. Rechtlich zählt vor allem eine Frage: Zahlt der Kunde für Arbeit, die schon erledigt ist – oder für Arbeit, die noch kommt?
| Begriff | Wann wird gezahlt? | Braucht eine Vereinbarung? |
|---|---|---|
| Anzahlung | Vor oder bei Arbeitsbeginn, ein Teil des Preises | Ja |
| Vorkasse | Vor der Leistung, meist der ganze Preis | Ja |
| Abschlag | Nach Baufortschritt, für schon Erledigtes | Nein, steht in § 632a BGB |
| Schlussrechnung | Nach der Abnahme | Nein, steht in § 641 BGB |
Für die Umsatzsteuer ist der Unterschied egal: Sie behandelt Anzahlungen, Abschläge und Vorauszahlungen gleich (Abschnitt 13.5 Abs. 1 UStAE).
Darfst du eine Anzahlung verlangen?
Die Grundregel im Werkvertrag ist klar: „Die Vergütung ist bei der Abnahme des Werkes zu entrichten“ (§ 641 Abs. 1 BGB). Du gehst also in Vorleistung. Das Gesetz mildert das mit Abschlägen für Arbeit, die schon steht (§ 632a BGB). Geld für Arbeit, die noch gar nicht begonnen hat, sieht es nicht vor. Eine Anzahlung bekommst du nur, wenn dein Kunde ihr zustimmt.
Einzeln absprechen, nicht in die AGB schreiben
Allgemeine Geschäftsbedingungen sind Vertragsbedingungen, die du für viele Verträge vorformulierst (§ 305 Abs. 1 BGB). Eine Klausel, die deine gesetzliche Vorleistungspflicht einfach umdreht, weicht von einem Grundgedanken des Werkvertragsrechts ab. Solche Klauseln sind im Zweifel unwirksam, weil sie den Kunden unangemessen benachteiligen (§ 307 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Die Handwerkskammer Berlin rät deshalb ausdrücklich: Vorauszahlungen nicht in die AGB schreiben, sondern mit dem Auftraggeber individuell vereinbaren. Was ihr im Einzelnen aushandelt, sind keine AGB (§ 305 Abs. 1 Satz 3 BGB).
- Im Gespräch begründen: Wofür brauchst du das Geld? „Die Fenster werden nach Ihrem Aufmaß gefertigt, die kann ich keinem anderen Kunden einbauen.“
- Im Angebot festhalten: eigene Zeile im Zahlungsplan mit Betrag, Fälligkeit und Zweck.
- Schriftlich annehmen lassen: Unterschrift oder Annahme des Angebots mit genau diesem Zahlungsplan.
- Maß halten: Orientier die Höhe an dem, was du wirklich vorfinanzierst.
Wann eine Anzahlung sinnvoll ist
- Sonderanfertigungen: Fenster, Türen, Treppen oder Möbel nach Maß, die du sonst nirgends loswirst.
- Hoher Materialanteil: Wärmepumpe, Solaranlage, Natursteinplatten – Geld, das sonst wochenlang bei dir festliegt.
- Große Aufträge von Neukunden: Du kennst die Zahlungsmoral noch nicht, das Ausfallrisiko trägst du allein.
Hausbau und großer Umbau: der Verbraucherbauvertrag
Baust du für eine Privatperson ein neues Gebäude oder baust ein bestehendes erheblich um, ist das ein Verbraucherbauvertrag (§ 650i BGB). Für ihn setzt § 650m BGB feste Grenzen:
- Alle Abschläge zusammen dürfen höchstens 90 % der vereinbarten Gesamtvergütung betragen, Nachträge eingerechnet.
- Mit der ersten Abschlagszahlung steht dem Kunden eine Sicherheit von 5 % zu. Er darf sie auch einfach von deinen Abschlägen einbehalten.
- Eine Vereinbarung, nach der dein Kunde für deinen Lohn eine Sicherheit stellen soll, die höher ist als der nächste Abschlag oder 20 % der Vergütung, ist unwirksam.
Die Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB kannst du bei einem Verbraucherbauvertrag nicht verlangen (§ 650f Abs. 6 Nr. 2 BGB). Willst du bei so einem Auftrag trotzdem mit einer größeren Vorauszahlung arbeiten, lass den Vertrag vorher von deiner Innung oder einem Anwalt prüfen.
Die Anzahlungsrechnung: Was draufstehen muss
Für eine Rechnung über eine Anzahlung gelten die Regeln für Rechnungen sinngemäß (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Worauf es ankommt, steht in Abschnitt 14.8 UStAE:
- alle üblichen Pflichtangaben einer Rechnung,
- ein klarer Hinweis, dass über eine Anzahlung abgerechnet wird, zum Beispiel über die Überschrift und den voraussichtlichen Zeitpunkt der Leistung,
- statt des Leistungsdatums der voraussichtliche Zeitpunkt oder Kalendermonat der Arbeit (§ 31 Abs. 4 UStDV),
- die genau beschriebene Leistung, etwa „6 Kunststofffenster nach Aufmaß vom 8. September 2026, Lieferung und Einbau“,
- der Betrag der Anzahlung netto und die Umsatzsteuer darauf.
Du darfst die Anzahlungsrechnung schreiben, bevor das Geld da ist (Abschnitt 14.8 Abs. 5 UStAE). Zahlt der Kunde nicht, entsteht aus der Rechnung keine Steuerschuld – auch dann nicht, wenn du den Auftrag am Ende nicht ausführst, es sei denn, die Leistung war nie beabsichtigt (Abschnitt 14.8 Abs. 2 UStAE). Firmenkunden brauchen die Anzahlungsrechnung ohnehin: Die Vorsteuer aus einer Anzahlung dürfen sie erst ziehen, wenn die Rechnung vorliegt und sie gezahlt haben (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Geht die Rechnung an einen anderen Betrieb, gilt die E-Rechnungspflicht auch für die Anzahlung.
Umsatzsteuer: fällig, sobald das Geld da ist
Bei Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Monats, in dem das Geld eingeht – bei Quartalszahlern mit Ablauf des Quartals (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Das gilt auch, wenn du sonst nach vereinbarten Entgelten versteuerst. Voraussetzung ist, dass die Leistung schon genau feststeht (Abschnitt 13.5 Abs. 3 UStAE). Schuldet ein Baukunde die Steuer nach § 13b UStG selbst, entsteht sie bei ihm ebenfalls mit der Zahlung (§ 13b Abs. 4 Satz 2 UStG). Kleinunternehmer weisen gar keine Umsatzsteuer aus.
Der teure Fehler passiert in der Schlussrechnung. Dort musst du die Anzahlungen und die darauf entfallende Steuer abziehen, wenn du über sie Rechnungen geschrieben hast (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Weist du stattdessen die volle Steuer auf den ganzen Auftrag noch einmal aus, schuldest du die Steuer auf die Anzahlung ein zweites Mal, bis du die Schlussrechnung berichtigst (§ 14c Abs. 1 UStG, Abschnitt 14.8 Abs. 10 UStAE).
Wenn der Auftrag platzt
- Widerruf: Hat ein Privatkunde ein Widerrufsrecht – etwa weil ihr den Vertrag bei ihm zu Hause geschlossen habt – und widerruft er, musst du die Anzahlung spätestens nach 14 Tagen zurückzahlen (§ 357 Abs. 1 BGB). Wann das Widerrufsrecht greift, steht im Beitrag Angebot schreiben. Bestell Sonderanfertigungen deshalb erst, wenn die Frist abgelaufen ist oder der Kunde den früheren Beginn ausdrücklich und schriftlich verlangt hat.
- Rückzahlung aus anderen Gründen: Zahlst du eine Anzahlung zurück, weil der Auftrag nicht ausgeführt wird, korrigierst du die Umsatzsteuer (§ 17 Abs. 2 Nr. 2 UStG) – und zwar erst für den Zeitraum, in dem das Geld zurückgeflossen ist (Abschnitt 17.1 Abs. 7 UStAE).
- Anzahlung kommt nicht: Steht im Vertrag, dass du erst nach Zahlungseingang bestellst, bestellst du eben noch nicht. Erinnere freundlich und schriftlich, bevor der Termin ins Rutschen kommt.
Die Alternativen: Abschlag und Sicherheit
Nicht jeder Kunde lässt sich auf Vorkasse ein – verständlich, denn geht ein Betrieb pleite, ist sein Geld weg. Oft erreichst du dasselbe mit anderen Mitteln:
- Abschlag für Material: Einen Abschlag darfst du auch für Stoffe und Bauteile verlangen, die angeliefert oder eigens angefertigt sind – wenn der Kunde Eigentum daran bekommt oder du ihm Sicherheit leistest (§ 632a Abs. 1 BGB). Mehr dazu im Beitrag zur Abschlagszahlung.
- Zahlungsplan nach Baufortschritt: kleine Raten an sichtbare Schritte gebunden, statt eines großen Betrags vorab.
- Bauhandwerkersicherung: Bei Bauverträgen kannst du für deinen noch offenen Lohn eine Sicherheit verlangen, zum Beispiel eine Bankbürgschaft (§ 650f BGB) – nur nicht beim Verbraucherbauvertrag.
Fazit
Eine Anzahlung ist kein Recht, sondern eine Abmachung. Begründe sie, sprich sie mit dem Kunden durch und schreib sie ins Angebot – nicht in die AGB. Beim Verbraucherbauvertrag gelten engere Grenzen. Auf der Rechnung muss die Anzahlung erkennbar sein, die Umsatzsteuer meldest du im Monat des Geldeingangs, und in der Schlussrechnung ziehst du Anzahlung und Steuer wieder ab.
Häufige Fragen
Darf ich als Handwerker Vorkasse verlangen?
Ja, wenn dein Kunde zustimmt. Ohne Vereinbarung wird dein Lohn erst mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB), vorher kannst du nur Abschläge für schon erbrachte Leistungen verlangen (§ 632a BGB). Vereinbare die Vorkasse individuell im Angebot und nicht als vorformulierte Klausel in deinen AGB.
Wie hoch darf eine Anzahlung sein?
Für den normalen Werkvertrag nennt das Gesetz keine feste Prozentgrenze. Je höher die Anzahlung, desto schwerer lässt sie sich begründen – orientier dich am Material, das du wirklich vorfinanzierst. Beim Verbraucherbauvertrag gelten die Grenzen aus § 650m BGB: Abschläge höchstens 90 % und 5 % Sicherheit für den Kunden.
Wann muss ich die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung ans Finanzamt melden?
In der Voranmeldung für den Monat, in dem das Geld eingeht – bei Quartalszahlern für das Quartal (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Das Datum der Anzahlungsrechnung spielt dafür keine Rolle. Zahlt der Kunde weniger als berechnet, entsteht die Steuer nur auf den tatsächlich gezahlten Betrag (Abschnitt 14.8 Abs. 5 UStAE).
Muss die Anzahlung in der Schlussrechnung stehen?
Ja. Hast du über die Anzahlung eine Rechnung mit Umsatzsteuer geschrieben, musst du in der Schlussrechnung den Betrag und die darauf entfallende Steuer abziehen (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Vergisst du das, schuldest du die Steuer auf die Anzahlung doppelt, bis du die Schlussrechnung berichtigst.
