Das Wichtigste in Kürze
- Eine ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben oder gelöscht: Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO).
- Fehlt eine Pflichtangabe oder ist eine falsch, reicht ein Dokument, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht und nur die fehlenden oder richtigen Angaben enthält (§ 31 Abs. 5 UStDV).
- Stimmen Menge, Betrag oder Leistung nicht, ist der klare Weg: Stornorechnung mit negativen Beträgen, dann eine neue Rechnung mit neuer Nummer.
- Zu viel ausgewiesene Umsatzsteuer schuldest du, bis du sie gegenüber dem Kunden berichtigt hast (§ 14c UStG). Eine E-Rechnung wird wieder als E-Rechnung berichtigt.
Inhalt
Warum du eine ausgestellte Rechnung nicht einfach änderst
Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, darfst du daran ändern, so viel du willst. Sobald sie ausgestellt ist, gehört sie zu deinen Aufzeichnungen – und für die gilt § 146 Abs. 4 AO: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Die Finanzverwaltung hat das in den GoBD ausbuchstabiert, ihren Regeln für die elektronische Buchführung. Danach darf ein Programm einmal erfasste Belege nicht ohne Kenntlichmachung überschreiben, löschen oder ändern lassen (GoBD Rz. 108). Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben (Rz. 111). Und Korrektur- oder Stornobuchungen müssen sich auf die ursprüngliche Buchung zurückführen lassen (Rz. 64).
Welcher Fehler, welcher Weg?
Nicht jeder Fehler braucht denselben Aufwand. Diese Übersicht hilft bei der Entscheidung:
| Fehler | Was du tust | Grundlage |
|---|---|---|
| Pflichtangabe fehlt oder ist falsch, z. B. Anschrift, Leistungsdatum, Steuernummer | Berichtigung: Dokument mit Bezug auf die Rechnungsnummer, das nur die fehlenden oder richtigen Angaben enthält | § 31 Abs. 5 UStDV |
| Menge, Betrag oder Leistung falsch, z. B. nach dem Nachmessen | Stornorechnung über die ganze Rechnung, dann neue Rechnung | § 31 Abs. 5 UStDV, Abschnitt 14.11 Abs. 4 UStAE |
| Zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, z. B. obwohl der Kunde sie nach § 13b schuldet | Steuerbetrag gegenüber dem Kunden berichtigen – bis dahin schuldest du den Mehrbetrag | § 14c Abs. 1 UStG |
| Kunde zieht vereinbartes Skonto oder bekommt einen Nachlass wegen eines Mangels | Keine Rechnungsberichtigung – die Steuer wird für den Monat der Änderung korrigiert | § 17 UStG, Abschnitt 14.11 Abs. 4 UStAE |
Die Berichtigung nach § 31 Abs. 5 UStDV
Fehlt eine Pflichtangabe oder ist eine unzutreffend, kannst du die Rechnung berichtigen. Das Gesetz macht es dir leicht: Du musst nur die fehlenden oder falschen Angaben übermitteln, mit einem Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt. Für dieses Dokument gelten dieselben Formvorgaben wie für eine Rechnung (§ 31 Abs. 5 UStDV). Hinein gehört:
- der klare Hinweis, dass es eine Berichtigung ist, mit Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung,
- die fehlenden oder richtigen Angaben, zum Beispiel das Leistungsdatum oder die vollständige Anschrift,
- deine Angaben als Aussteller und das Datum der Berichtigung.
Eine neue Rechnungsnummer braucht dieses Dokument nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht, wenn es die Nummer der ursprünglichen Rechnung nennt. Die alte Rechnung muss der Kunde auch nicht zurückschicken. Berichtigen darf allerdings nur, wer die Rechnung ausgestellt hat – dein Kunde kann nicht selbst darin herumstreichen (alles Abschnitt 14.11 UStAE).
Warum dein Kunde davon profitiert
Für Firmenkunden hängt am Rechnungsfehler der Vorsteuerabzug. Die gute Nachricht: Eine Berichtigung wirkt zurück. Der Kunde behält den Vorsteuerabzug für den ursprünglichen Monat, wenn schon die erste Rechnung Angaben zu Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer enthielt. Das gilt auch, wenn du stornierst und neu ausstellst (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE, nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs in der Sache Senatex).
Die Stornorechnung: sauber in drei Schritten
Stimmen Mengen, Beträge oder die Leistung selbst nicht, ist Storno und Neuausstellung der übersichtlichste Weg. Jeder sieht sofort, was gilt – der Kunde, dein Steuerbüro und später der Betriebsprüfer.
- Stornorechnung erstellen. Sie nennt Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung und wiederholt deren Positionen mit negativen Beträgen – Netto, Steuer und Brutto. Gib ihr am besten eine eigene Nummer aus deinem Nummernkreis.
- Neue Rechnung ausstellen. Mit den richtigen Angaben und einer neuen Rechnungsnummer. Ein Satz wie „ersetzt Rechnung Nr. 2026-0142“ hilft allen Beteiligten.
- Beides zusammen verschicken – mit einem kurzen Satz, was sich geändert hat.
Nenn die Stornorechnung nicht „Gutschrift“. Das Wort ist im Umsatzsteuerrecht für den Fall reserviert, dass dein Kunde über deine Leistung abrechnet (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine Steuerschuld löst die falsche Bezeichnung allein zwar nicht aus (Abschnitt 14c.1 Abs. 3 UStAE), Rückfragen aber regelmäßig.
Zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen: § 14c UStG
Weist du mehr Umsatzsteuer aus, als du schuldest, schuldest du auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Das gilt auch, wenn du gar keine Steuer schuldest – etwa weil der Kunde sie als Bauleister nach § 13b UStG selbst trägt oder du als Kleinunternehmer steuerfrei arbeitest (Abschnitt 14c.1 Abs. 1 UStAE). Loswerden kannst du den Betrag, indem du den Steuerbetrag gegenüber dem Kunden schriftlich berichtigst. Die Korrektur gehört in den Zeitraum, in dem der Kunde die berichtigte Rechnung erhält; hat er schon gezahlt, erst nachdem du ihm den zu viel gezahlten Betrag erstattet hast (Abschnitt 14c.1 Abs. 5 UStAE). Bei Privatkunden entsteht der Mehrbetrag in der Regel gar nicht, weil sie keine Vorsteuer ziehen können (Abschnitt 14c.1 Abs. 1a UStAE) – berichtigen solltest du trotzdem.
Strenger ist es, wenn du Steuer für eine Leistung ausweist, die nie ausgeführt wurde – etwa eine Rechnung vorab für einen Auftrag, der dann platzt. Dann gilt § 14c Abs. 2 UStG: Die Berichtigung musst du beim Finanzamt gesondert schriftlich beantragen, und sie wird erst zugelassen, wenn der Kunde keine Vorsteuer gezogen oder sie zurückgezahlt hat.
E-Rechnung und Nummernkreis
Eine E-Rechnung wird mit einer E-Rechnung berichtigt
Rechnungen an andere Betriebe gehen nach und nach als E-Rechnung raus (mehr dazu im Beitrag zur E-Rechnungspflicht). Für Korrekturen heißt das: Die Berichtigung einer E-Rechnung muss ebenfalls als E-Rechnung kommen, mit dem passenden Rechnungstyp. Ein PDF oder eine E-Mail mit den richtigen Angaben reicht dann nicht (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE).
Der Nummernkreis bleibt vollständig
Umsatzsteuerlich muss eine Rechnungsnummer nur einmalig sein; eine lückenlose Folge verlangt die Finanzverwaltung nicht zwingend (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE). Die GoBD verlangen aber, dass alle Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufgezeichnet werden (Rz. 36). Eine gelöschte Rechnung reißt eine Lücke, die du erklären musst. Eine stornierte Rechnung bleibt dagegen stehen, mit dem Storno daneben: Nummer 0142 gibt es, 0151 hebt sie auf, 0152 gilt. Nichts fehlt, alles ist erklärt.
Fazit
Eine falsche Rechnung ist kein Drama, solange du sie nicht versteckst. Fehlende oder falsche Angaben berichtigst du mit einem Dokument, das sich auf die Rechnungsnummer bezieht. Falsche Mengen und Beträge korrigierst du mit Storno und neuer Rechnung. Was du nie tust: eine ausgestellte Rechnung überschreiben oder löschen. Damit Fehler gar nicht erst entstehen, lohnt ein Blick auf die Pflichtangaben der Handwerkerrechnung.
Häufige Fragen
Darf ich eine Rechnung löschen und neu schreiben?
Nein. Eine ausgestellte Rechnung gehört zu deinen Aufzeichnungen, und die dürfen nach § 146 Abs. 4 AO nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt verloren geht. Richtig ist, die falsche Rechnung zu berichtigen oder zu stornieren – immer mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.
Braucht eine Stornorechnung eine eigene Rechnungsnummer?
Zwingend ist das nicht: Ein Berichtigungsdokument, das die Nummer der ursprünglichen Rechnung nennt, braucht nach Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE keine neue Nummer. Eine eigene Nummer aus deinem Nummernkreis ist trotzdem sinnvoll, weil jeder Beleg dann eindeutig bleibt. Die neue, richtige Rechnung bekommt in jedem Fall eine neue Nummer.
Muss der Kunde die falsche Rechnung zurückschicken?
Nein. Nach Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE ist die Rückgabe der ursprünglichen Rechnung nicht erforderlich. Wichtig ist nur, dass sich Berichtigung oder Storno eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen.
Muss ich die Rechnung korrigieren, wenn der Kunde Skonto zieht?
Nein. Bei vereinbartem Skonto oder einem Nachlass wegen eines Mangels ändert sich nur der Betrag, auf den die Steuer entfällt. Eine Rechnungsberichtigung ist dafür nicht erforderlich (Abschnitt 14.11 Abs. 4 UStAE); die Umsatzsteuer korrigierst du für den Monat, in dem sich der Betrag geändert hat (§ 17 Abs. 1 UStG).
Wie korrigiere ich eine E-Rechnung?
Ebenfalls als E-Rechnung im strukturierten Format, mit dem passenden Rechnungstyp. Ein PDF oder eine E-Mail mit den richtigen Angaben reicht bei einer E-Rechnung nicht (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE). Bei Rechnungen, für die noch keine E-Rechnungspflicht gilt, darfst du auch auf Papier oder als PDF berichtigen.
