Das Wichtigste in Kürze
- Mahnen kannst du erst, wenn dein Geld fällig ist – beim Werkvertrag in der Regel mit der Abnahme (§ 641 BGB).
- In Verzug kommt der Kunde durch eine Mahnung, durch einen vereinbarten Zahlungstermin oder 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang (§ 286 BGB). Privatkunden trifft die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.
- Ab Verzug stehen dir Zinsen zu: bei Privatkunden 5, bei Firmen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Seit 1. Juli 2026 sind das 6,52 % und 10,52 % im Jahr, bei Firmen dazu 40 € Pauschale.
- Drei Mahnstufen sind Brauch, keine Pflicht. Hilft nichts, beantragst du online einen Mahnbescheid – ohne Anwalt.
Inhalt
Erst fällig, dann mahnen
Eine Mahnung wirkt nur, wenn sie nach der Fälligkeit kommt (§ 286 Abs. 1 BGB). Wann dein Geld fällig ist, hängt am Vertrag. Beim Werkvertrag – und das ist fast jeder Handwerkerauftrag – ist die Vergütung bei der Abnahme zu zahlen (§ 641 Abs. 1 BGB). Beim Bauvertrag kommt eine zweite Bedingung dazu: Der Kunde muss eine prüffähige Schlussrechnung bekommen haben (§ 650g Abs. 4 BGB).
Heißt: Ohne Abnahme keine wirksame Mahnung – wie du sie festhältst, steht beim Abnahmeprotokoll. Und steht auf der Rechnung ein Zahlungsziel von 14 Tagen, hast du dem Kunden diese Zeit eingeräumt. Vorher zu mahnen bringt nichts.
Wann ist der Kunde in Verzug?
Verzug ist der Punkt, ab dem es für den Kunden teuer wird: Ab dann schuldet er Zinsen und muss dir weiteren Schaden ersetzen. Das Gesetz kennt drei Wege dorthin:
- Mahnung nach Fälligkeit (§ 286 Abs. 1 BGB). Dafür genügt jede klare Aufforderung zu zahlen. Auch eine freundliche „Zahlungserinnerung“ ist rechtlich eine Mahnung, wenn sie eindeutig Geld verlangt. Ein Hinweis auf Zinsen oder andere Folgen muss nicht drinstehen.
- Vereinbarter Zahlungstermin (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB). Habt ihr im Vertrag ein Datum vereinbart – oder eine Frist, die sich ab einem Ereignis nach dem Kalender berechnen lässt, etwa „zehn Tage nach der Abnahme“ –, braucht es keine Mahnung. Der Verzug beginnt am Tag nach Fristende.
- 30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB). Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist der Kunde in Verzug. Bei Privatkunden gilt das aber nur, wenn die Rechnung besonders auf diese Folge hinweist.
Für Privatkunden lohnt sich außerdem ein gut sichtbarer Satz auf jeder Rechnung, zum Beispiel: „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, kommen Sie auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).“ Nicht ins Kleingedruckte – das Gesetz verlangt einen besonderen Hinweis.
Und egal auf welchem Weg: Du musst im Streit beweisen, dass Rechnung und Mahnung angekommen sind. In dem Fall, den der Bundesgerichtshof 2007 entschied, gingen zwei Mahnungen an die alte Adresse der Kundin, dazu mit falscher Hausnummer. Sie kamen nie an – und setzten sie deshalb auch nicht in Verzug. Die letzte Mahnung schickst du deshalb besser zusätzlich als Einwurf-Einschreiben.
Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale
Ab Verzug ist deine Forderung zu verzinsen (§ 288 BGB). Der Satz hängt am Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli neu bekannt gibt (§ 247 BGB). Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 %.
| Dein Kunde | Verzugszins | Seit 1.7.2026 | Pauschale |
|---|---|---|---|
| Privatperson (Verbraucher) | 5 Prozentpunkte über Basiszins | 6,52 % im Jahr | keine |
| Firma, Gewerbetreibender, Behörde | 9 Prozentpunkte über Basiszins | 10,52 % im Jahr | 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB) |
Die 40 € Pauschale gibt es nur bei Firmenkunden – auch dann, wenn ein Abschlag zu spät kommt. Beauftragst du später einen Anwalt, wird sie auf dessen Kosten angerechnet. Einen Aufschlag, den du dir selbst ausdenkst, bekommst du dagegen nicht. Ersetzt wird nur ein echter Schaden – etwa Porto oder später Anwaltskosten –, und zwar erst ab Verzug: Die Kosten der Mahnung, die den Verzug überhaupt erst auslöst, trägst du selbst.
Drei Stufen: So baust du die Mahnungen auf
Das Gesetz verlangt genau eine Mahnung. Drei Stufen sind trotzdem sinnvoll, weil die meisten Kunden nicht aus Absicht zu spät zahlen, sondern weil die Rechnung im Stapel liegt. Die Tage in der Tabelle sind ein Vorschlag, keine Vorschrift:
| Stufe | Wann | Ton | Was drinsteht |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 3–5 Tage nach Ablauf des Zahlungsziels | freundlich: „vermutlich übersehen“ | Rechnungsnummer, Betrag, neues Zahldatum in 7–10 Tagen, Bankverbindung, Rechnung als Anhang |
| 1. Mahnung | am Tag nach dieser Frist | sachlich und bestimmt | Hinweis auf den Verzug, Verzugszinsen ab Datum X, bei Firmen die 40 € Pauschale, neue Frist |
| Letzte Mahnung | am Tag nach der zweiten Frist | ernst, ohne Drohung | letzte Frist und die Ankündigung, danach einen Mahnbescheid zu beantragen |
Der richtige Ton: klar, freundlich, mit Datum
- Erst anrufen, dann schreiben – zumindest bei Stammkunden. Oft stellt sich heraus, dass die Rechnung an die falsche Adresse ging oder eine Frage offen ist.
- Ein Datum statt „umgehend“. „Bis zum 21. Oktober“ ist eindeutig, „schnellstmöglich“ lädt zum Aufschieben ein.
- Alles zum Zahlen mitschicken: Rechnungsnummer, offener Restbetrag nach Teilzahlungen, Bankverbindung, die Rechnung als Anhang.
- Nur ankündigen, was du auch tust. Wer dreimal mit dem Anwalt droht und nie einen einschaltet, wird nicht mehr ernst genommen.
- Reklamationen zuerst klären. Rügt der Kunde einen Mangel, darf er einen angemessenen Teil zurückhalten – in der Regel das Doppelte der Kosten fürs Beseitigen (§ 641 Abs. 3 BGB). Wer dann stur den vollen Betrag mahnt, verschärft nur den Streit.
Wenn nichts hilft: der gerichtliche Mahnbescheid
Zahlt der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, ist der Mahnbescheid der schnellste und günstigste Weg zu einem Titel. Du beantragst ihn selbst, ohne Anwalt, über das gemeinsame Portal der Mahngerichte der Länder (online-mahnantrag.de). Das Gericht prüft dabei nicht, ob deine Forderung stimmt – das steht sogar ausdrücklich im Bescheid (§ 692 Abs. 1 Nr. 2 ZPO).
- Das Gericht stellt dem Kunden den Mahnbescheid zu. Die Gerichtsgebühr ist eine halbe Gebühr nach dem Streitwert, mindestens 38 € (Nr. 1100 im Kostenverzeichnis zum Gerichtskostengesetz). Die genaue Summe zeigt das Portal bei der Eingabe an.
- Der Kunde hat zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder zu widersprechen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO).
- Widerspricht er nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid – spätestens sechs Monate nach der Zustellung, sonst verfällt der Mahnbescheid (§§ 699, 701 ZPO). Der Vollstreckungsbescheid wirkt wie ein Urteil (§ 700 ZPO); damit kann der Gerichtsvollzieher pfänden.
- Widerspricht er, geht die Sache in ein normales Gerichtsverfahren. Spätestens jetzt lohnt sich ein Anwalt.
Fazit
Mahnen ist keine Unfreundlichkeit, sondern Teil der Rechnung. Sorge dafür, dass dein Geld fällig ist (Abnahme!), schreib die Zahlungsbedingungen ins Angebot und den 30-Tage-Hinweis auf Privatrechnungen. Erinnere früh und freundlich, mahne mit festem Datum. Bleibt das Geld aus, ist der Mahnbescheid kein Drama, sondern ein Formular – und vor Silvester ein Blick auf alte Rechnungen Pflicht.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben, bevor ich einen Mahnbescheid beantrage?
Rechtlich reicht eine einzige Mahnung nach Fälligkeit, um den Kunden in Verzug zu setzen (§ 286 Abs. 1 BGB). Drei Stufen sind nur ein Brauch. Sinnvoll ist trotzdem eine letzte Mahnung, die den Mahnbescheid ankündigt – dann kommt er für den Kunden nicht überraschend.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Nur eingeschränkt. Ersetzt wird ein echter Schaden ab Verzug – etwa Porto für die zweite Mahnung oder Anwaltskosten –, dazu die Verzugszinsen. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, zahlst du selbst. Bei Firmenkunden bekommst du zusätzlich eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB), die auf spätere Anwaltskosten angerechnet wird.
Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?
Seit dem 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 %. Bei Privatkunden ergibt das 6,52 % im Jahr, bei Firmenkunden 10,52 %. Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli; den aktuellen Wert veröffentlicht die Deutsche Bundesbank.
Ab wann ist ein Privatkunde ohne Mahnung in Verzug?
Nur in zwei Fällen: wenn ihr einen Zahlungstermin vertraglich vereinbart habt, oder 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung – und das zweite nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Ein Zahlungsziel, das du bloß auf die Rechnung schreibst, reicht nicht.
Wann verjährt eine Handwerkerrechnung?
Nach drei Jahren, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB). Eine 2023 fällig gewordene Forderung verjährt also am 31. Dezember 2026. Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt die Verjährung, eine einfache Mahnung nicht.
