Das Wichtigste in Kürze
- Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für Bücher, Aufzeichnungen und Belege am Computer: ein BMF-Schreiben von 2019, geändert 2024 und 2025. Sie gelten für jeden Betrieb, auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner.
- Kern sind sechs Grundsätze: nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar. Was einmal erfasst ist, darf nicht spurlos geändert werden (§ 146 Abs. 4 AO).
- Word und Excel sind nicht verboten. Aber eine Datei, die man jederzeit überschreiben kann, erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht (GoBD Rz. 110).
- Die Verantwortung bleibt immer bei dir, auch wenn Steuerbüro oder Software mitarbeiten (Rz. 21). Zertifikate für Software binden das Finanzamt nicht (Rz. 181).
Inhalt
- Was die GoBD sind – und für wen sie gelten
- Die sechs Grundsätze in Alltagssprache
- Unveränderbar: der Grundsatz, an dem es am häufigsten hakt
- Was das für Rechnungen heißt
- Was das für Belege und Kasse heißt
- Verfahrensdokumentation: klingt groß, ist oft überschaubar
- Die typischen Fehler im Handwerksbetrieb
- Fazit
- Häufige Fragen
Was die GoBD sind – und für wen sie gelten
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und – vor allem wegen der E-Rechnung – am 14. Juli 2025. Es ist kein Gesetz, sondern erklärt, wie die Finanzverwaltung die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO) versteht – und so prüft auch die Betriebsprüfung.
Die GoBD gelten für jedes Programm, in dem steuerlich wichtige Daten entstehen: Rechnungsprogramm, Kasse, Zeiterfassung, Warenwirtschaft, Archiv – egal ob auf dem eigenen PC oder in der Cloud (Rz. 20). Auch wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss Aufzeichnungen und Unterlagen aufbewahren (Rz. 115). Bei sehr kleinen Betrieben unter der Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung werden die Anforderungen „auch mit Blick auf die Unternehmensgröße“ bewertet (Rz. 15, Fassung 2024). Eine Befreiung ist das nicht.
Die sechs Grundsätze in Alltagssprache
| Grundsatz | Was er verlangt | So sieht das im Betrieb aus |
|---|---|---|
| Nachvollziehbar und nachprüfbar (Rz. 30 ff.) | Ein sachverständiger Dritter kann jeden Vorgang in angemessener Zeit vom Beleg bis zur Steuererklärung verfolgen – und zurück (§ 145 Abs. 1 AO) | Zu jeder Buchung gibt es einen Beleg, zu jeder Rechnung den Auftrag |
| Vollständig (Rz. 36 ff.) | Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln und lückenlos aufgezeichnet | Auch die bar bezahlte Kleinreparatur taucht in den Büchern auf |
| Richtig (Rz. 44) | Aufzeichnen, wie es tatsächlich war | Betrag und Datum vom Beleg, nicht aus dem Gedächtnis |
| Zeitgerecht (Rz. 45 ff.) | Kasse täglich festhalten; unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen gilt als unbedenklich | Tankbons nicht erst zum Quartalsende aus dem Handschuhfach holen |
| Geordnet (Rz. 53 ff.) | Nach einem festen System ablegen, bar und unbar getrennt | Belege nach Datum oder Nummer, nicht im Schuhkarton |
| Unveränderbar (Rz. 58 ff.) | Nichts so ändern, dass das Original nicht mehr feststellbar ist | Eine falsche Rechnung wird storniert, nicht überschrieben |
Unveränderbar: der Grundsatz, an dem es am häufigsten hakt
Das Gesetz sagt es knapp: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Die GoBD übersetzen das für Programme. Was einmal erfasst ist – Beleg, Aufzeichnung, Buchung –, darf nicht mehr ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden können (Rz. 108). Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass der alte Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben (Rz. 111), und ein Storno muss sich auf die ursprüngliche Buchung zurückführen lassen (Rz. 64).
Wie du das sicherstellst, ist offen – per Festschreibung, Sperren, Protokoll oder Zugriffsrechte (Rz. 110). Aber: Dateien einfach in einem Ordner abzulegen, erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange nichts dazukommt.
Auch alte Rechnungen müssen alt bleiben
Ein Beispiel aus den GoBD: Ein Rechnungsprogramm zeigt alte Rechnungen immer mit den aktuellen Stammdaten an. Der Kunde firmiert um, der Steuersatz ändert sich – und ab dann stimmt die angezeigte Rechnung nicht mehr mit der verschickten überein (Rz. 59, Beispiel 4). Stammdaten müssen deshalb so gespeichert werden, dass alte Belege ihre Bedeutung behalten (Rz. 111).
Was das für Rechnungen heißt
- Ausgestellt ist ausgestellt. Fehler korrigierst du per Berichtigung oder Storno mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung – wie das geht, steht im Beitrag Rechnung korrigieren oder stornieren.
- Nummern ohne ungeklärte Lücken. Umsatzsteuerlich muss eine Rechnungsnummer vor allem einmalig sein. Die GoBD verlangen aber, dass Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufgezeichnet werden (Rz. 36). Eine gelöschte Rechnung reißt eine Lücke, die du erklären musst.
- Rechnungsprogramm: Du musst nicht zusätzlich ein PDF jeder Ausgangsrechnung speichern, wenn das Programm jederzeit ein inhaltlich identisches Doppel erzeugen kann (Rz. 76, Fassung 2025).
- Word-Vorlage: Druckst du die Rechnung aus, schickst sie per Post und überschreibst danach die Vorlage, genügt das Papier-Doppel. Hebst du die Rechnung aber als Datei auf oder verschickst sie per Mail, muss diese Datei unverändert erhalten bleiben (Rz. 119, Beispiel 9).
- E-Rechnung: Maßgeblich ist der strukturierte Teil, die XML-Datei. Den PDF-Teil einer hybriden Rechnung musst du nur aufheben, wenn er zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (Rz. 119 und 131, Fassung 2025).
Was das für Belege und Kasse heißt
- Elektronisch bleibt elektronisch. Was digital ankommt, bewahrst du in dem Format auf, in dem es kam (Rz. 131). Ein Ausdruck allein reicht nicht (Rz. 119).
- Scannen nur mit festem Ablauf. Wer Papierbelege einscannt, muss das Verfahren dokumentieren: wer scannt, wann, was, wie geprüft wird (Rz. 136). Wie lange was aufzuheben ist, steht im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen.
- Kasse täglich. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO) – wichtig für Bäckerei, Fleischerei, Friseur oder die Werkstatt mit Ladenverkauf.
Wer eine elektronische Kasse nutzt, braucht nach § 146a AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), muss jedem Kunden einen Beleg ausstellen und die Kasse dem Finanzamt über ELSTER melden. Eine neue Kasse meldest du innerhalb eines Monats nach der Anschaffung (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Wer eine Kasse nicht richtig verwendet oder nicht richtig schützt, riskiert eine Geldbuße bis zu 25.000 € (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO). Kassendaten in ein Office-Programm exportieren, dort unprotokolliert ändern und zurückspielen nennen die GoBD ausdrücklich als unzulässig (Rz. 109).
Verfahrensdokumentation: klingt groß, ist oft überschaubar
Für jedes Programm verlangen die GoBD eine übersichtliche Beschreibung, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse hervorgehen. Wie umfangreich sie sein muss, hängt davon ab, wie groß und verzweigt dein Betrieb ist (Rz. 151 ff.). Für einen kleinen Betrieb heißt das meist: ein paar Seiten, die ein Außenstehender versteht. Hinein gehört zum Beispiel:
- welche Programme du nutzt – für Rechnungen, Kasse, Zeiterfassung, und was das Steuerbüro macht,
- wer was erledigt: Rechnungen schreiben, Belege sammeln, Kasse zählen,
- wie Belege hereinkommen, wo sie liegen und wie sie gescannt werden,
- wer worauf zugreifen darf (Rz. 100),
- wie und wie oft die Daten gesichert werden (Rz. 106).
Die typischen Fehler im Handwerksbetrieb
- Rechnung in Word oder Excel „kurz korrigieren“. Die Datei ist gespeichert, der Kunde hat sie schon – nach dem Überschreiben gibt es das Original nicht mehr (Rz. 58, 110).
- Nummern von Hand vergeben. Doppelte Nummern und unerklärte Lücken fallen bei einer Prüfung schnell auf.
- Belege sammeln statt erfassen. Wer Bons wochenlang im Transporter liegen lässt, verliert welche und erfasst nicht zeitgerecht (Rz. 45 ff.).
- E-Mail-Rechnung ausdrucken, Datei löschen. Was elektronisch eingegangen ist, muss elektronisch bleiben (Rz. 119).
- Ein Programm, das alte Rechnungen mit neuen Daten zeigt. Dann weißt du nicht mehr, was wirklich beim Kunden ankam (Rz. 59).
- Blind auf ein Zertifikat vertrauen. Zertifikate oder Testate Dritter binden das Finanzamt nicht (Rz. 181), verantwortlich bleibst du (Rz. 21).
Worauf du bei einem Rechnungsprogramm achtest
- Ausgestellte Rechnungen lassen sich nur noch berichtigen oder stornieren, Nummern vergibt das Programm selbst.
- Kundendaten und Steuersätze einer ausgestellten Rechnung bleiben so, wie sie beim Ausstellen waren.
- Änderungen werden protokolliert: wer, wann, was.
- Du bekommst alle Daten maschinell auswertbar heraus – die Prüfung darf verlangen, dass du sie ihr überlässt (Rz. 167, Fassung 2024).
Fazit
Die GoBD verlangen im Kern zweierlei: Ein Fremder muss deine Zahlen verstehen und nachprüfen können, und nichts darf spurlos verschwinden. Erfass Belege zeitnah, leg sie geordnet ab, korrigier Rechnungen per Storno statt per Überschreiben und schreib auf, wie dein Betrieb mit Belegen und Programmen arbeitet. So hast du bei der nächsten Betriebsprüfung die besten Karten.
Häufige Fragen
Gelten die GoBD auch für kleine Handwerksbetriebe?
Ja. Sie gelten für jeden, der steuerliche Aufzeichnungen führt, auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Rz. 115). Bei sehr kleinen Betrieben unter der Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung werden die Anforderungen mit Blick auf die Unternehmensgröße bewertet (Rz. 15) – befreit sind sie nicht.
Darf ich Rechnungen mit Word oder Excel schreiben?
Verboten ist das nicht. Eine gespeicherte Datei lässt sich aber jederzeit überschreiben, und die bloße Ablage in einem Ordner erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht (Rz. 110). Wer so arbeitet, braucht zusätzliche Maßnahmen und eine beschriebene Vorgehensweise. Einfacher ist ein Rechnungsprogramm, das ausgestellte Rechnungen festschreibt.
Brauche ich als kleiner Betrieb eine Verfahrensdokumentation?
Grundsätzlich ja, für jedes Programm, mit dem du steuerlich wichtige Daten erzeugst (Rz. 151). Der Umfang richtet sich nach der Größe deines Betriebs, oft reichen ein paar Seiten. Fehlt sie, ist das allein kein schwerer Mangel, solange die Buchführung nachvollziehbar bleibt (Rz. 155) – beim Scannen von Belegen ist sie aber Pflicht (Rz. 136).
Gibt es GoBD-zertifizierte Software?
Es gibt Zertifikate und Testate von Prüfern, aber sie binden das Finanzamt nicht (Rz. 181). Die Finanzverwaltung selbst bescheinigt die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführungssoftware weder bei einer Prüfung noch per verbindlicher Auskunft (Rz. 180). Ob deine Buchführung stimmt, hängt auch davon ab, wie du das Programm einsetzt – die Verantwortung liegt bei dir (Rz. 21).
