Das Wichtigste in Kürze
- Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind deine Umsätze steuerfrei: keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, keine Voranmeldungen – aber auch kein Vorsteuerabzug.
- Die Grenzen seit 2025: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 €.
- Die Grenze im laufenden Jahr ist hart: Schon der Auftrag, mit dem du sie überschreitest, ist steuerpflichtig.
- Auf die Rechnung gehört statt Steuersatz und Steuerbetrag ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV).
- Lohnend ist die Regel vor allem bei Privatkunden und wenig Material. Mit vielen Gewerbekunden oder großen Anschaffungen fährst du mit der Regelbesteuerung oft besser.
Inhalt
Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet
Normalerweise schlägst du auf jede Rechnung Umsatzsteuer auf, führst sie ans Finanzamt ab und holst dir im Gegenzug die Steuer aus deinen Einkäufen als Vorsteuer zurück. Kleine Betriebe dürfen sich diesen Kreislauf sparen: Nach § 19 UStG sind ihre Umsätze steuerfrei. Seit 2025 steht das so im Gesetz – vorher wurde die Steuer bei Kleinunternehmern lediglich nicht erhoben.
Für dich heißt das: Auf deinen Rechnungen steht keine Umsatzsteuer, und Voranmeldungen sowie die jährliche Umsatzsteuererklärung entfallen in der Regel (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Der Preis dafür: Die Umsatzsteuer, die du beim Großhändler, an der Tankstelle oder beim Kauf des Transporters zahlst, bekommst du nicht zurück (§ 15 Abs. 2 UStG).
Die Regel betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer und Gewerbesteuer laufen davon unabhängig weiter – „Kleinunternehmer“ ist kein Freibrief für die ganze Steuererklärung.
Die Umsatzgrenzen seit 2025
Ob du Kleinunternehmer sein darfst, entscheidet dein Gesamtumsatz. Zwei Grenzen müssen beide eingehalten sein (§ 19 Abs. 1 UStG), für Gründer gilt eine Sonderregel:
| Zeitraum | Grenze | Wenn du darüber liegst |
|---|---|---|
| Vorjahr | höchstens 25.000 € | Im ganzen laufenden Jahr keine Kleinunternehmerregelung – auch wenn du dieses Jahr weniger umsetzt. |
| Laufendes Jahr | höchstens 100.000 € | Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist steuerpflichtig. Ab da gilt die Regelbesteuerung. |
| Gründungsjahr | höchstens 25.000 € im laufenden Jahr | Wie oben: Ab dem Umsatz, der die 25.000 € überschreitet, bist du regelbesteuert. |
Gezählt wird, was tatsächlich auf deinem Konto oder in deiner Kasse eingeht – nicht, was du in Rechnung gestellt hast (§ 19 Abs. 2 UStG). Eine Anzahlung zählt in dem Moment, in dem sie da ist. Verkaufst du Anlagevermögen, etwa den alten Transporter oder eine gebrauchte Maschine, bleibt dieser Erlös außen vor.
Siehst du einen großen Auftrag kommen, der dich über die Grenze bringt, sprich vorher mit deinem Steuerbüro. Dann kalkulierst du das Angebot gleich mit Umsatzsteuer, statt sie hinterher aus deinem Gewinn zu zahlen.
Was auf deine Rechnung muss
Als Kleinunternehmer darfst du vereinfachte Rechnungen schreiben. § 34a UStDV verlangt nur diese Angaben:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und von deinem Kunden,
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art des gelieferten Materials oder Umfang und Art der Arbeit,
- der Betrag in einer Summe – mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
- nur falls dein Kunde für dich abrechnet: das Wort „Gutschrift“.
Einen Pflichtwortlaut für den Hinweis gibt es nicht. Das Bundesfinanzministerium lässt sogar Umgangssprache gelten, etwa „steuerfreier Kleinunternehmer“, solange die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer eindeutig gemeint ist. Bewährt hat sich: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Zwei Angaben fehlen in der Liste, die du von normalen Rechnungen kennst: die fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum. Schreib sie trotzdem drauf. Mit einer Nummer findest du jede Rechnung wieder, und sobald du über die Grenze rutschst, sind beide ohnehin Pflicht – die volle Liste steht im Artikel zu den Pflichtangaben einer Handwerkerrechnung.
Auch die Kleinbetragsrechnung bis 250 € braucht den Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 33 UStDV). Eine E-Rechnung musst du als Kleinunternehmer nicht ausstellen, Papier oder PDF sind immer erlaubt. Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, wie jeder Betrieb – mehr dazu unter E-Rechnung im Handwerk.
Lohnt sich das? Vor- und Nachteile mit Zahlen
Der Vorteil hängt fast nur an einer Frage: Wer sind deine Kunden? Ein Beispiel für einen Auftrag mit 1.500 € Arbeit und Material, das du für 800 € netto (952 € brutto) einkaufst und für 1.000 € weiterberechnest. Der Privatkunde zahlt in beiden Fällen 2.500 €:
| Privatkunde, Endpreis 2.500 € | Kleinunternehmer | Regelbesteuert |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer ans Finanzamt | 0,00 € | 399,16 € |
| Vorsteuer aus dem Material zurück | 0,00 € | 152,00 € |
| Materialeinkauf | 952,00 € | 952,00 € |
| Bleibt dir | 1.548,00 € | 1.300,84 € |
Beim Privatkunden, der die Umsatzsteuer selbst trägt, bleiben dir als Kleinunternehmer bei gleichem Endpreis 247,16 € mehr – oder du bist bei gleichem Gewinn spürbar günstiger. Beim Gewerbekunden sieht es anders aus: Er rechnet netto, weil er sich die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholt. Dort bringt dir die Regel keinen Preisvorteil, und du verlierst die 152 € Vorsteuer aus dem Material.
- Vorteile: günstigere Preise für Privatkunden, keine Voranmeldungen, einfachere Rechnungen, weniger Buchhaltung.
- Nachteile: keine Vorsteuer aus Transporter, Werkzeug und Material – je mehr Material dein Gewerk braucht, desto mehr kostet das. Kein Vorteil bei Gewerbekunden. Eine harte Grenze, die beim Wachsen bremst. Und die Falle bei Bauleistungen aus dem nächsten Abschnitt.
Die Falle bei Bauleistungen
Eine Regel erwischt gerade kleine Bau-Handwerker: Beauftragst du selbst einen anderen Betrieb mit einer Bauleistung – etwa einen Elektriker für das Bad, das du gerade fliest –, schuldest du die Umsatzsteuer darauf, wenn du selbst nachhaltig Bauleistungen erbringst. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer (§ 13b Abs. 5 UStG).
Du bekommst dann eine Rechnung ohne Steuer, musst die 19 % selbst beim Finanzamt anmelden und zahlen – und kannst sie als Kleinunternehmer nicht als Vorsteuer zurückholen. Bei 2.000 € netto sind das 380 € echte Mehrkosten. Wie das Verfahren funktioniert, steht im Artikel zu Bauleistungen nach § 13b UStG.
Wechseln: raus, verzichten, wieder rein
Raus, weil du wächst
Überschreitest du eine der Grenzen, wechselst du automatisch in die Regelbesteuerung, ohne Antrag. Ab dann schreibst du Umsatzsteuer auf deine Rechnungen, gibst Voranmeldungen ab und ziehst Vorsteuer. Lag der Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, bist du das ganze Jahr regelbesteuert, auch wenn es gerade ruhiger läuft.
Freiwillig verzichten
Du kannst auch trotz kleiner Umsätze auf die Regel verzichten – sinnvoll, wenn du fast nur für Gewerbekunden arbeitest oder am Anfang viel investierst. Die Erklärung gegenüber dem Finanzamt ist bis Ende Februar des übernächsten Jahres möglich und bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Danach kannst du den Verzicht zum Beginn eines Kalenderjahres widerrufen. Vorsicht: Wer in seinen Voranmeldungen Umsatzsteuer berechnet, hat damit in der Regel schon verzichtet.
Zurück zur Kleinunternehmerregelung
Rutschst du wieder unter die Grenzen, kann ein Teil der Vorsteuer aus größeren Anschaffungen zurückzuzahlen sein (§ 15a UStG). Bei einem Transporter oder einer Maschine gilt ein Zeitraum von fünf Jahren ab der ersten Nutzung. Beispiel: Transporter im Januar 2024 gekauft, 5.700 € Vorsteuer gezogen, ab Januar 2026 Kleinunternehmer – dann sind für 2026, 2027 und 2028 je ein Fünftel zu berichtigen, zusammen 3.420 €. Liegt die Vorsteuer eines Wirtschaftsguts nicht über 1.000 €, entfällt die Berichtigung (§ 44 UStDV). Umgekehrt kann dir beim Wechsel in die Regelbesteuerung nachträglich Vorsteuer zustehen.
Fazit
Für Gründer und kleine Betriebe mit Privatkunden ist die Kleinunternehmerregelung eine echte Erleichterung: keine Umsatzsteuer, keine Voranmeldungen, günstigere Preise. Sie hat aber zwei harte Kanten – die Grenze von 100.000 €, bei der schon der Auftrag darüber voll besteuert wird, und die verlorene Vorsteuer. Arbeitest du viel für Gewerbekunden oder planst große Anschaffungen, rechne mit deinem Steuerbüro nach, bevor du dich für fünf Jahre festlegst.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer 2026?
Für 2026 darf dein Gesamtumsatz im Jahr 2025 höchstens 25.000 € betragen haben, und 2026 darf er 100.000 € nicht überschreiten (§ 19 Abs. 1 UStG). Gründest du 2026, gilt im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 €. Gezählt werden die Zahlungen, die tatsächlich eingegangen sind.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer über 100.000 € komme?
Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist steuerpflichtig – nicht erst der nächste Auftrag und nicht erst das nächste Jahr. Ab da gelten die normalen Regeln: Rechnungen mit Umsatzsteuer, Voranmeldungen, Vorsteuerabzug. Sprich deshalb mit dem Steuerbüro, bevor ein großer Auftrag bezahlt wird.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
In der Regel nicht: Voranmeldungen und Jahreserklärung entfallen (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Das Finanzamt kann eine Erklärung aber ausdrücklich anfordern. Und schuldest du als Empfänger einer Bauleistung Umsatzsteuer nach § 13b UStG, musst du diese anmelden.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer auf Papier oder als PDF schicken; eine E-Rechnung geht, wenn der Kunde einverstanden ist. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber wie jeder andere Betrieb.
Bekommen meine Privatkunden auch bei einem Kleinunternehmer den Steuerbonus für Handwerkerleistungen?
Ja. Auch Kleinunternehmer erbringen begünstigte Handwerkerleistungen, das hat das Bundesfinanzministerium ausdrücklich klargestellt. Damit dein Kunde den Bonus bekommt, muss der Anteil der Arbeitskosten aus deiner Rechnung hervorgehen, und er muss überweisen.
