Das Wichtigste in Kürze
- Kalkulieren heißt: erst die Kosten ermitteln, die ein Auftrag direkt verursacht – Lohn, Material, Fremdleistungen –, dann Zuschläge für die Gemeinkosten und für Wagnis und Gewinn draufrechnen.
- Die Zuschlagssätze kommen aus deinen eigenen Jahreszahlen, nicht aus einer Tabelle im Internet. Jeder Euro Gemeinkosten darf dabei genau einmal im Preis stecken.
- Material zum Einkaufspreis weiterzugeben ist ein Verlustgeschäft: Bestellung, Lager, Verschnitt und Fahrten zum Großhändler kosten Geld.
- Heb deine Kalkulation auf. Beim Bauvertrag hilft sie dir bei Nachträgen (§ 650c BGB), und ohne sie gibt es keine Nachkalkulation.
Inhalt
Vorkalkulation, Nachkalkulation und zwei Wege dazwischen
Kalkulation hat im Handwerk zwei Zeitpunkte. Die Vorkalkulation machst du vor dem Angebot: Was wird der Auftrag kosten, was muss er bringen? Die Nachkalkulation kommt nach der Schlussrechnung: Hat die Rechnung gestimmt? Um die zweite geht es im Artikel Nachkalkulation – hier geht es um die erste.
Für die Vorkalkulation gibt es zwei verbreitete Wege:
- Stundensatz-Kalkulation: Alle Gemeinkosten des Betriebs stecken im Stundensatz. Material geht mit wenig oder gar keinem Aufschlag durch. Wie du diesen Satz berechnest, steht im Artikel Stundenverrechnungssatz berechnen.
- Zuschlagskalkulation: Die Gemeinkosten werden auf mehrere Kostenarten verteilt – auf den Lohn, das Material und die Fremdleistungen. Jede Kostenart trägt ihren eigenen Zuschlag.
Die Zuschlagskalkulation ist genauer, sobald deine Aufträge sehr unterschiedlich viel Material enthalten. Ein Auftrag mit teuren Armaturen macht mehr Arbeit in Bestellung, Lager und Gewährleistung als ein reiner Arbeitseinsatz – und soll deshalb auch mehr davon tragen. Öffentliche Auftraggeber kennen genau dieses Schema: Das Formblatt 221 aus dem Vergabehandbuch des Bundes fragt die Zuschläge getrennt nach Lohn, Stoffkosten, Gerätekosten, sonstigen Kosten und Nachunternehmerleistungen ab.
Die Bausteine eines Angebotspreises
| Baustein | Was hineingehört | Wie du ihn ermittelst |
|---|---|---|
| Lohneinzelkosten | Die Stunden, die deine Leute am Auftrag arbeiten | Geschätzte Stunden × Lohnkosten je produktiver Stunde |
| Materialeinzelkosten | Alles, was eingebaut wird | Einkaufspreis netto nach Rabatt, plus Fracht |
| Fremdleistungen | Subunternehmer, Gerüst, Container, Leihgeräte | Angebot des Nachunternehmers oder Vermieters |
| Gemeinkosten | Büro, Werkstatt, Fahrzeuge, Versicherungen, dein Unternehmerlohn | Als Zuschlag auf die Einzelkosten, aus deinen Jahreszahlen |
| Wagnis und Gewinn | Puffer für Risiken und das, was übrig bleiben soll | Als Zuschlag auf die Selbstkosten |
Einzelkosten sind alle Kosten, die du einem Auftrag direkt zuordnen kannst. Gemeinkosten fallen an, ob der Auftrag kommt oder nicht. Einzelkosten plus Gemeinkosten ergeben die Selbstkosten – verkaufst du zu diesem Preis, arbeitest du ohne Gewinn.
Beim Wagnis unterscheidet das Formblatt 221 zwei Arten: das betriebsbezogene Wagnis für das allgemeine Unternehmensrisiko und das leistungsbezogene Wagnis, das mit der Ausführung des einzelnen Auftrags verbunden ist. Praktisch heißt das: Ein Altbau mit unbekannten Leitungen verdient einen höheren Zuschlag als der zehnte gleiche Heizkörpertausch.
Zuschlagssätze aus den eigenen Zahlen
Zuschlagssätze sind kein Branchenwert zum Nachschlagen. Du rechnest sie aus deiner letzten Jahresauswertung aus: Gemeinkosten geteilt durch die Einzelkosten, auf die du sie verteilen willst.
Wir nehmen den Beispielbetrieb aus dem Artikel zum Stundenverrechnungssatz: vier Gesellen mit zusammen 5.632 produktiven Stunden, Lohnkosten von 45,56 € je produktiver Stunde und 160.000 € Gemeinkosten im Jahr. Dort steckten alle Gemeinkosten im Stundensatz. Jetzt verteilen wir sie – alle Werte sind Beispielzahlen:
- 15.000 € entstehen durch das Material: Bestellen, Lager, Verschnitt, Fahrten zum Großhändler. Bei 150.000 € Materialeinkauf im Jahr ergibt das einen Materialzuschlag von 10 %.
- 5.000 € entstehen durch Fremdleistungen: Abstimmung, Kontrolle, deine Haftung gegenüber dem Kunden. Bei 100.000 € Fremdleistungen im Jahr sind das 5 %.
- Die übrigen 140.000 € trägt der Lohn. Geteilt durch 5.632 Stunden sind das 24,86 € je Stunde – oder 54,6 % auf die Lohnkosten.
Eine Arbeitsstunde kostet den Betrieb damit 45,56 € + 24,86 € = 70,42 €. Dazu kommt der Zuschlag für Wagnis und Gewinn, im Beispiel 10 % auf alle Selbstkosten. Ähnlich rechnet die Betriebsberatung der Handwerkskammer zu Köln in einem Beispiel: Ein Teil der Kosten läuft mit 15 % Zuschlag über das Material, nur der Rest über die Stunden.
Beispielrechnung: ein Gäste-WC
Ein Sanitärbetrieb erneuert ein Gäste-WC: alte Keramik raus, Vorwandinstallation, neues WC und neuer Waschtisch. Die Fliesen legt ein Fliesenleger als Subunternehmer. Die Vorkalkulation ergibt 24 Arbeitsstunden, 2.400 € Materialeinkauf und 1.100 € für den Fliesenleger. Auch das sind Beispielzahlen.
| Baustein | Einzelkosten | Gemeinkosten-Zuschlag | Selbstkosten |
|---|---|---|---|
| Lohn: 24 Std. × 45,56 € | 1.093,44 € | 24 Std. × 24,86 € = 596,64 € | 1.690,08 € |
| Material | 2.400,00 € | 10 % = 240,00 € | 2.640,00 € |
| Fliesenleger | 1.100,00 € | 5 % = 55,00 € | 1.155,00 € |
| Summe | 4.593,44 € | 891,64 € | 5.485,08 € |
| + 10 % Wagnis und Gewinn | 548,51 € | ||
| Angebotspreis netto | 6.033,59 € | ||
| + 19 % Umsatzsteuer | 1.146,38 € | ||
| Angebotspreis brutto | 7.179,97 € |
Ins Angebot kommen daraus keine Zuschlagssätze, sondern Positionen: die Arbeitsstunde zu 77,46 € (70,42 € × 1,10), das Material mit 21 % Aufschlag auf den Einkauf (1,10 × 1,10) und die Fliesenarbeiten mit 15,5 % Aufschlag (1,05 × 1,10). Wie du Positionen verständlich aufschreibst, steht im Artikel Angebot schreiben. Privatkunden nennst du den Bruttopreis – er ist der Gesamtpreis, den die Preisangabenverordnung verlangt (§ 3 PAngV).
Heb deine Kalkulation auf
Mit dem Angebot ist die Kalkulation nicht erledigt. Sie hat noch drei Aufgaben:
- Nachträge: Ordnet der Kunde beim Bauvertrag eine Änderung an, wird die Mehr- oder Mindervergütung nach den tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen für allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn ermittelt (§ 650c Abs. 1 BGB). Hast du deine Urkalkulation vereinbarungsgemäß hinterlegt, darfst du auf ihre Ansätze zurückgreifen – und das Gesetz vermutet, dass der so fortgeschriebene Preis stimmt (§ 650c Abs. 2 BGB).
- Öffentliche Aufträge: Bei Baumaßnahmen des Bundes gehören die Formblätter zur Preisermittlung 221 bis 223 zu den Vergabeunterlagen, wenn die Angebotssumme voraussichtlich über 50.000 Euro liegt. Auch Länder und Kommunen setzen diese Formblätter ein.
- Nachkalkulation: Nur wer weiß, mit wie vielen Stunden und welchem Material er gerechnet hat, kann nach dem Auftrag vergleichen.
Typische Fehler in der Kalkulation
- Material zum Einkaufspreis weitergeben. Die Beratung der Handwerkskammer zu Köln rechnet beim Verkaufspreis für Material ausdrücklich einen Gewinnaufschlag auf die Einkaufskosten. Ohne Aufschlag zahlst du Bestellung, Lager, Verschnitt und die Gewährleistung für das Material aus eigener Tasche.
- Gemeinkosten doppelt oder gar nicht. Jeder Euro wird genau einmal verteilt – entweder über die Stunde oder über das Material.
- Stunden aus dem Bauch. Die Stunden sind die unsicherste Zahl der Kalkulation. Erfahrungswerte aus früheren Aufträgen schlagen jedes Bauchgefühl, und die bekommst du nur aus der Nachkalkulation.
- Nebenkosten vergessen. Baustelleneinrichtung, Schutzabdeckung, Entsorgung, Anfahrt. Wie du die Wege kalkulierst, steht unter Anfahrtskosten berechnen.
- Unternehmerlohn als Gewinn verbucht. Dein eigenes Gehalt gehört in die Gemeinkosten. Gewinn ist das, was danach übrig bleibt – für Investitionen, Rücklagen und schlechte Monate.
Und ein Blick nach draußen gehört dazu: Die Kalkulation sagt dir, was ein Auftrag mindestens bringen muss. Ob der Markt diesen Preis zahlt, sagt sie nicht. Liegst du deutlich über dem, was Kunden in deiner Gegend zahlen, suche die Ursache in deinen Kosten und Stunden – nicht im Zuschlag für den Gewinn.
Fazit
Kalkulation ist eine Kette von Schritten: Einzelkosten ermitteln, Gemeinkosten mit Zuschlägen aus deinen eigenen Zahlen verteilen, Wagnis und Gewinn draufrechnen. Achte darauf, dass jeder Euro Gemeinkosten genau einmal im Preis steckt, dass Material einen Aufschlag trägt und dass du die Grenze kennst, ab der ein Nachlass zum Verlust wird. Schreib die Kalkulation auf und heb sie auf – spätestens beim ersten Nachtrag oder bei der Nachkalkulation zahlt sich das aus.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zuschlagskalkulation und Stundensatz-Kalkulation?
Bei der Stundensatz-Kalkulation stecken alle Gemeinkosten im Stundensatz, Material geht mit wenig oder ohne Aufschlag durch. Bei der Zuschlagskalkulation verteilst du die Gemeinkosten auf Lohn, Material und Fremdleistungen, jeweils mit eigenem Zuschlag. Das ist genauer, wenn deine Aufträge sehr unterschiedlich viel Material enthalten.
Wie hoch sollte der Materialzuschlag sein?
Das hängt von deinem Betrieb ab. Rechne aus, welche Gemeinkosten durch das Material entstehen – Bestellung, Lager, Verschnitt, Fahrten zum Großhändler –, und teile sie durch deinen Materialeinkauf im Jahr. Darauf kommt noch der Zuschlag für Wagnis und Gewinn. Ein fester Wert aus dem Internet passt selten zu deinen Kosten.
Muss ich dem Kunden meine Kalkulation offenlegen?
Im normalen Auftrag nicht – der Kunde bekommt Positionen und Preise. Bei Bauaufträgen des Bundes gehören ab einer voraussichtlichen Angebotssumme von 50.000 Euro die Formblätter zur Preisermittlung zu den Vergabeunterlagen. Beim Bauvertrag kann eine hinterlegte Urkalkulation dir helfen, Nachträge zu begründen (§ 650c Abs. 2 BGB).
Gehört mein Unternehmerlohn in die Kalkulation?
Ja, als Teil der Gemeinkosten. Wer sein eigenes Gehalt im Gewinnzuschlag versteckt, gibt es beim ersten Nachlass weg. Die Beratung der Handwerkskammer zu Köln zählt die nötigen Privatentnahmen in ihrem Beispiel ausdrücklich zu den Kosten, die über die Stunden verdient werden müssen.
