Nachkalkulation im Handwerk: So findest du heraus, ob ein Auftrag Geld gebracht hat

Was die Nachkalkulation beantwortet

Die Vorkalkulation ist eine Schätzung: so viele Stunden, so viel Material, so viel für den Subunternehmer. Die Nachkalkulation ist die Kontrolle danach. Die Handwerkskammer zu Leipzig bringt es auf den Punkt: Sie gibt die Antwort darauf, „in wie weit der angewandte Stundenverrechnungssatz realisiert wurde“.

Selbstverständlich ist sie nicht. Die Betriebsberatung der Handwerkskammer zu Köln zählt die fehlende Nachkalkulation zu den Mängeln, die sie in der Beratungspraxis häufig antrifft – gleich neben Angeboten, die nicht richtig kalkuliert sind.

Am wichtigsten ist sie bei Festpreisen und Pauschalen. Rechnest du nach Aufwand ab, zahlt der Kunde jede Mehrstunde. Beim Festpreis zahlst du sie.

Was du dafür brauchst

• Die Vorkalkulation mit Stunden, Material und Fremdleistungen getrennt – nicht nur den Endpreis. Wie sie aufgebaut ist, steht im Artikel Kalkulation im Handwerk.
• Die Stunden je Auftrag, auch Fahrten, Materialholen und Nacharbeit. Stundenzettel ohne Auftrag nützen hier nichts. Was bei der Zeiterfassung ohnehin Pflicht ist, steht unter Arbeitszeiterfassung.
• Die Einkaufsbelege mit Auftragsbezug: Lieferscheine und Rechnungen vom Großhändler, Kassenbons vom Baumarkt.
• Die Rechnungen der Subunternehmer und Vermieter – Fliesenleger, Gerüst, Container, Leihgeräte.
• Die Schlussrechnung samt Nachträgen, abzüglich Nachlass und Skonto. Gezählt wird, was wirklich bezahlt wurde.

Beispiel: Soll gegen Ist beim Gäste-WC

Wir nehmen das Gäste-WC aus dem Artikel zur Kalkulation: Festpreis 6.033,59 € netto, kalkuliert mit 24 Arbeitsstunden, 2.400 € Materialeinkauf und 1.100 € für den Fliesenleger. Nach der Abnahme sieht es so aus – alles Beispielzahlen:

Der Kunde hat genau das bezahlt, was im Angebot stand. Trotzdem ist der Auftrag ein anderer geworden. Jetzt rechnest du die Ist-Kosten mit denselben Zuschlägen wie in der Vorkalkulation: 70,42 € Selbstkosten je Arbeitsstunde, Material plus 10 %, Fremdleistung plus 5 %.

Aus 548,51 € geplantem Gewinn ist ein Verlust von 219,43 € geworden. Die sieben Stunden kosten 492,94 €, das Mehrmaterial samt Zuschlag 275,00 € – zusammen 767,94 € und damit mehr als der ganze eingeplante Gewinn.

Die Kennzahlen, auf die es ankommt

Der erzielte Stundensatz ist die schnellste der vier Zahlen, weil er ohne Zuschlagssätze auskommt. Die Handwerkskammer zu Leipzig baut ihr Nachkalkulations-Schema darauf auf: Vom Zahlbetrag gehen Materialeinkauf, Subunternehmer und Bürgschaftskosten ab, der Rest wird durch die produktiven Stunden geteilt und mit dem kalkulatorischen Stundensatz verglichen.

Vergleiche dabei Gleiches mit Gleichem. Kalkulierst du wie im Beispiel mit Materialzuschlag, ist die Messlatte der Wert, den dieselbe Formel mit deinen Soll-Zahlen ergibt – hier 105,57 €. Stecken bei dir alle Gemeinkosten im Stundensatz und Material geht ohne Aufschlag durch, ist dein kalkulierter Satz selbst die Messlatte.

Ursachen finden: Warum ist es anders gekommen?

Die Zahl allein hilft dir noch nicht. Frag bei jeder größeren Abweichung, woher sie kommt – am besten gleich mit dem Monteur, solange er sich erinnert:

• Vorgabezeit zu knapp: Die Arbeit lief wie geplant, hat aber länger gedauert. Dann stimmt dein Erfahrungswert nicht.
• Mehrarbeit ohne Nachtrag: Der Kunde wollte noch eine Steckdose und einen anderen Spiegelschrank. Das gehört als Nachtrag auf die Rechnung. Beim Bauvertrag sieht das Gesetz dafür ausdrücklich ein Angebot über die Mehrvergütung vor (§ 650b Abs. 1 BGB).
• Behinderungen: Das Material kam zu spät, der Estrich war nicht trocken, der Kunde war nicht da. Solche Zeiten sind ein Fall für die Terminplanung, nicht für die Vorgabezeit.
• Mengen falsch geschätzt: Mehrmaterial kommt oft von einem ungenauen Aufmaß. Wie ein sauberes Aufmaß aussieht, lohnt einen Blick.
• Verschnitt und Bruch: Liegt das Mehrmaterial im Lager oder im Container, ist dein Verschnitt zu knapp angesetzt.

Was du für die nächsten Angebote lernst

Der eigentliche Nutzen der Nachkalkulation zeigt sich im nächsten Angebot. Drei Dinge ändern sich:

1. Erfahrungswerte statt Bauchgefühl. Halte fest, wie lange typische Arbeiten wirklich dauern: ein Gäste-WC 31 statt 24 Stunden, ein Heizkörpertausch drei statt zwei. Nach einigen gleichartigen Aufträgen hast du Zahlen, auf die du dich verlassen kannst.
2. Einzelne Positionen anpassen. Liegt eine Leistung immer wieder über dem Soll, passe die Stunden oder den Preis genau dieser Position an – nicht pauschal alle Preise.
3. Zuschläge prüfen. Zeigt sich bei vielen Aufträgen Mehrmaterial, sind deine Material-Gemeinkosten oder der Verschnitt zu knapp. Dauern fast alle Aufträge zu lang, liegt es eher an den Vorgabezeiten oder an zu optimistisch gerechneten produktiven Stunden.

Wie oft? Nicht jeden Kleinauftrag. Nimm dir die Festpreis-Aufträge vor, deren Verlust dir wehtun würde, und ab und zu eine Stichprobe der kleinen. Wichtiger als die Menge ist, dass es regelmäßig passiert und die Ergebnisse wirklich in die nächsten Angebote fließen.

Fazit

Mit der Nachkalkulation wird aus Schätzungen Erfahrung. Vergleiche nach dem Auftrag Stunden, Material und Fremdleistungen mit deiner Kalkulation, rechne den erzielten Stundensatz aus und frag nach den Ursachen der großen Abweichungen. Ein Verlustauftrag ist ärgerlich – drei gleiche hintereinander sind ein Kalkulationsfehler, den du hättest sehen können.